Die Kunst des Protokollierens – damit Taten folgen können.
Erstellt am 17.12.2014 von ifmadmin in Kategorie(n): Business News
Kennen Sie die (fast) scherzhafte Definition von Meetings?
„Viele Personen gehen rein und wenig kommt dabei raus.“
Tatsächlich verbringen Fach- und Führungskräfte einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in Meetings und Sitzungen. Einer amerikanischen Studie zufolge verbringt die mittlere Führungsebene bis zu 35% ihrer gesamten Arbeitszeit in Besprechungen, die höhere Führungsebene sogar bis zu 50%. Dieser Trend dürfte noch ansteigen, zumal die moderne Technik mit Telefon- und Video-Konferenzen räumliche Schranken überwindet und die Arbeitsorganisation in Form von Projekt- und Teamarbeit zunimmt.
Arbeitszeit bedeutet aber auch Kosten. So ist es nicht verwunderlich, dass Meetings zunehmend der kritischen Prüfung auf Effektivität und Effizienz unterzogen werden.
Dass hierzu ein „gutes“ Protokoll beitragen kann, ist unumstritten. Womit sich die Frage stellt, welche Kriterien ein Protokoll erfüllen muss, um als gut klassifiziert zu werden. Anders formuliert: Ist in jedem Fall ein Protokoll „gut“, wenn es Wort für Wort das Gesagte verschriftlicht oder ist es „gut“, wenn es nur Entscheidungen widergibt ohne die vorherige Diskussion zu beschreiben? Die Antwort kann nur lauten: Das kommt darauf an.
Je nach Zweck, übernimmt ein Protokoll verschiedene Funktionen, beispielweise die Informationsfunktion, die Dokumentationsfunktion oder die Beweisfunktion (wie bei der Urkunde). Desweiteren wird zwischen fünf grundsätzliche Protokollarten unterschieden: Das wörtliche Protokoll, das Verlaufsprotokoll, das Kurzprotokoll, das Ergebnisprotokoll sowie das Gedächtnisprotokoll.
Nur wenn ein Protokollant diese funktionalen Unterscheidungen und die wesentlichen Merkmale der Protokollarten inklusive ihrer Vor- und die Nachteile kennt, ist er in der Lage ein gutes Protokoll zu schreiben.
In dem IFM Seminar „Protokollführung“ setzen sich die Teilnehmer intensiv mit der Struktur und den Methoden von Protokollen auseinander. Nach der grundsätzlichen Einführung in die verschiedenen Funktionen von Protokollen, lernen die Teilnehmer die Anforderungen an den Protokollanten genau kennen. Hier werden die einzelnen Phasen, von der Vorbereitung und der Erstellung einer Mitschrift bis zu deren Ausarbeitung umfassend erläutert. Für den hohen Praxisbezug und zum weiteren Gebrauch im Arbeitsalltag, erarbeiten die Teilnehmer die Qualitätskriterien der unterschiedlichen Protokollarten mithilfe verschiedener Vorlagen. Formulierungsbeispiele und allgemein gebräuchliche Abkürzungen sowie Hinweise zur Vermeidung von umgangssprachlichen Formulierungen und Floskeln erleichtert die effiziente wie nutzenorientierte Protokollerstellung. Am Ende des Seminars sind die Teilnehmer in der Lage, Protokolle dem Anlass entsprechend vorzubereiten, Wortbeiträge schnell und korrekt zu erfassen und Ergebnisprotokolle sowie eine Terminverfolgung kompetent und eigenverantwortlich zu erstellen.
Zielgruppe des IFM Seminar „Protokollführung“ sind Chef-Sekretär/innen, Assistent/innen der Geschäftsleitung und des Vorstandes, sowie die Mitarbeiter, die im Rahmen ihres Arbeitsalltags die Protokollführung übernehmen.
Die Teilnahmegebühr pro Person beträgt 650,00 EUR (incl. 19% MwSt. 773,50 EUR) Weitere Seminar Informationen und die Möglichkeit der Online-Buchung finden Sie hier https://ifm-business.de/firmen/seminare/soft-skills/protokollfuehrung-785.html
„Viele Personen gehen rein und wenig kommt dabei raus.“
Tatsächlich verbringen Fach- und Führungskräfte einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in Meetings und Sitzungen. Einer amerikanischen Studie zufolge verbringt die mittlere Führungsebene bis zu 35% ihrer gesamten Arbeitszeit in Besprechungen, die höhere Führungsebene sogar bis zu 50%. Dieser Trend dürfte noch ansteigen, zumal die moderne Technik mit Telefon- und Video-Konferenzen räumliche Schranken überwindet und die Arbeitsorganisation in Form von Projekt- und Teamarbeit zunimmt.
Arbeitszeit bedeutet aber auch Kosten. So ist es nicht verwunderlich, dass Meetings zunehmend der kritischen Prüfung auf Effektivität und Effizienz unterzogen werden.
Dass hierzu ein „gutes“ Protokoll beitragen kann, ist unumstritten. Womit sich die Frage stellt, welche Kriterien ein Protokoll erfüllen muss, um als gut klassifiziert zu werden. Anders formuliert: Ist in jedem Fall ein Protokoll „gut“, wenn es Wort für Wort das Gesagte verschriftlicht oder ist es „gut“, wenn es nur Entscheidungen widergibt ohne die vorherige Diskussion zu beschreiben? Die Antwort kann nur lauten: Das kommt darauf an.
Je nach Zweck, übernimmt ein Protokoll verschiedene Funktionen, beispielweise die Informationsfunktion, die Dokumentationsfunktion oder die Beweisfunktion (wie bei der Urkunde). Desweiteren wird zwischen fünf grundsätzliche Protokollarten unterschieden: Das wörtliche Protokoll, das Verlaufsprotokoll, das Kurzprotokoll, das Ergebnisprotokoll sowie das Gedächtnisprotokoll.
Nur wenn ein Protokollant diese funktionalen Unterscheidungen und die wesentlichen Merkmale der Protokollarten inklusive ihrer Vor- und die Nachteile kennt, ist er in der Lage ein gutes Protokoll zu schreiben.
In dem IFM Seminar „Protokollführung“ setzen sich die Teilnehmer intensiv mit der Struktur und den Methoden von Protokollen auseinander. Nach der grundsätzlichen Einführung in die verschiedenen Funktionen von Protokollen, lernen die Teilnehmer die Anforderungen an den Protokollanten genau kennen. Hier werden die einzelnen Phasen, von der Vorbereitung und der Erstellung einer Mitschrift bis zu deren Ausarbeitung umfassend erläutert. Für den hohen Praxisbezug und zum weiteren Gebrauch im Arbeitsalltag, erarbeiten die Teilnehmer die Qualitätskriterien der unterschiedlichen Protokollarten mithilfe verschiedener Vorlagen. Formulierungsbeispiele und allgemein gebräuchliche Abkürzungen sowie Hinweise zur Vermeidung von umgangssprachlichen Formulierungen und Floskeln erleichtert die effiziente wie nutzenorientierte Protokollerstellung. Am Ende des Seminars sind die Teilnehmer in der Lage, Protokolle dem Anlass entsprechend vorzubereiten, Wortbeiträge schnell und korrekt zu erfassen und Ergebnisprotokolle sowie eine Terminverfolgung kompetent und eigenverantwortlich zu erstellen.
Zielgruppe des IFM Seminar „Protokollführung“ sind Chef-Sekretär/innen, Assistent/innen der Geschäftsleitung und des Vorstandes, sowie die Mitarbeiter, die im Rahmen ihres Arbeitsalltags die Protokollführung übernehmen.
Die Teilnahmegebühr pro Person beträgt 650,00 EUR (incl. 19% MwSt. 773,50 EUR) Weitere Seminar Informationen und die Möglichkeit der Online-Buchung finden Sie hier https://ifm-business.de/firmen/seminare/soft-skills/protokollfuehrung-785.html