Projektmanagement

Das Projektmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. Zentrale Managementaufgaben sind dabei die Projektinitiierung, die Projektplanung, die Projektorganisation sowie das Projektcontrolling. Innerhalb des Projektmanagements kommt dem Ressourcenmanagement eine besondere Bedeutung zu, da die optimale Planung und Koordination von Ressourcen erfolgskritische Größen darstellen.

Um Projektziele qualitativ, termingerecht und im budgetierten Kostenrahmen zu erreichen, nutzt das professionelle Projektmanagement eine Vielzahl praxiserprobter Methoden, von einfachen To-Do-Listen bis zu komplexen Softwareanwendungen wie z.B. MS Project.

In unseren Seminaren vermitteln wir Fach- und Führungskräften aller Branchen fundiertes und praxisorientiertes Know-how für erfolgreiches Projektmanagement. Mit den erarbeiteten Kenntnissen über entsprechende Werkzeuge und Methoden werden Sie in die Lage versetzt, Projekte effizient zu planen und mit Transparenz und Kontrolle zum Erfolg zu führen. Dabei gilt es, zeitliche Engpässe zu vermeiden sowie Ressourcenkonflikte rechtzeitig zu erkennen und zu lösen. Weitergehendes Spezialwissen bieten Ihnen unsere vertiefenden Seminare zu den Themen Multiprojektmanagement, Projektkommunikation, Projektcontrolling, Claim-Management sowie agiles Projektmanagement.

Was ist ein Projekt?

Der Begriff „Projekt“ spielt im Business-Bereich eine wichtige Rolle. Wer an Management denkt, ist mit den Gedanken oft schon beim Projektmanagement. Projektmanager sind in fast jedem modernen Unternehmen zu finden. Doch was heißt Projekt überhaupt?

Das Wort Projekt hat seinen Ursprung im lateinischen proiectum und bedeutet so viel wie „das nach vorn Geworfene“. Die zeitliche Komponente spielt bei Projekten also eine wichtige Rolle. Projekte sind Pläne und Entwürfe, die auf die Zukunft gerichtet sind.

Heute verstehen wir unter einem Projekt ein einmaliges Vorhaben, das ein bestimmtes Ziel unter bestimmten Vorgaben, wie Zeit, Kosten und Qualität, erreichen soll.

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Die drei wichtigsten Faktoren, mit denen wir im Projektmanagement arbeiten, sind: Zeit, Kosten und Qualität. Als Projektmanager stellen wir uns die Frage, wie diese Faktoren am besten geplant, organisiert und kontrolliert werden, um das Projekt zum Erfolg zu bringen. In diesem Zusammenhang spricht man auch vom „magischen Dreieck“. Jede Änderung einer Größe führt unmittelbar zu einer Änderung einer anderen Größe im Dreieck.

Mit Zeit sind die Laufzeit des Projektes gemeint, die bei der Projektinitiierung eingeplant wird und Termine, die während des Projektverlaufs anfallen. Bei den Kosten geht es um die Budgetplanung (z. B. für Personal und Arbeitsmittel). Unter Qualität verstehen wir die inhaltlich gesetzten Projektziele und Leistungen, die mit Entscheidungsträgern abgesprochen werden.

Alle drei Randbedingungen des Projektmanagements beeinflussen die Kundenzufriedenheit, bzw. die Zufriedenheit aller Personen und Personengruppen, die ein Interesse am Erreichen des Projektes haben.

Typische Projektphasen

Es gibt unterschiedliche Modelle zur Darstellung von Projektphasen. Eine vereinfachte Illustration unterscheidet folgende 3 Projektphasen:

 1. Projektdefinition

Ideen fangen ganz klein an und sind der Grundstein jeder Entwicklung, so auch im Projektmanagement. Es kann nicht genug unterstrichen werden, wie viel eine präzise und durchdachte Definition und Planung von Projektzielen ausmacht. Die Projektdefinition kann auch als „Vertragsabschluss“ zwischen allen Stakeholdern (Anspruchsgruppen) betrachtet werden, die sich im weiteren Verlauf des Projektes auf die Entscheidungen und Bestimmungen in der Anfangsphase des Projektes beziehen.

2. Projektdurchführung

Während die Projektdefinition als theoretische Phase betrachtet werden kann, geht es bei der Projektdurchführung um die Praxis. Mit dem Blick auf das Projektziel werden die ursprünglichen Ideen bearbeitet und umgesetzt. Eine Herausforderung für Projektleiter und –manager in dieser Phase ist es, mit Veränderungen umzugehen und Probleme zu bewältigen. Flexibilität ist eine Schlüsselkompetenz in der Realität des Projektmanagements, da kurzfristige Änderungen in jedem Projekt vorprogrammiert sind.

3. Projektabschluss

Mit dem Erreichen des Projektziels ist das Projektmanagement noch nicht am Ende, da zum Projektabschluss auch eine Nachbereitungsphase gehört. Der Verlauf des Projektes wird hier reflektiert, der Erfolg oder Misserfolg des Projektes evaluiert und Projektergebnisse präsentiert. Nicht selten mündet ein Projekt in einem Folgeprojekt, weshalb die Dokumentation der Projekterfahrungen äußerst wichtig ist.

Warum Projekte scheitern

Die unterschiedlichen Phasen im Projektmanagement bieten viele Möglichkeiten für Fehltritte. Das Scheitern eines Projektes ist manchmal unabdingbar. Dann heißt es, aus den Fehlern zu lernen und wichtige Erfahrungen für das nächste Projekt mitzunehmen. Hier sind einige Gründe, die zu Problemen im Projektmanagement führen:

• Mangelhafte Zieldefinition
• Fehlerhafte Planung
• Ressourcenmangel
• Überforderung durch wechselnde Anforderungen
• Unzureichendes Risikomanagement
• Fehlende Unterstützung durch das Management
• Kommunikationsprobleme

Die wichtigste Kompetenz im Projektmanagement: Kommunikation

Projekte stehen und fallen mit Kommunikation. Egal ob im Gespräch mit Kunden, Mitarbeitern oder im Rahmen des Multiprojektmanagements zwischen Projektleitern – Erfolg im Projektmanagement hängt damit zusammen, ob die gemeinsame Kommunikation gelingt oder scheitert. Viele der genannten Gründe für das Scheitern von Projekten können auf schlechte Kommunikation zurückgeführt werden.

Überall, wo Menschen aufeinander treffen, sind Konflikte nicht zu verhindern. Die Frage ist, wie mit diesen Konflikten umgegangen wird. Auch im Projektmanagement trennt sich die Spreu vom Weizen dort, wo Projektmitarbeiter Kommunikationskompetenzen beweisen.

Kommunikationskompetenzen sind von allen Projektbeteiligten zu erwarten, müssen jedoch insbesondere vom Projektleiter durchgesetzt werden. Einige hilfreiche Empfehlungen für die Projektarbeit sind:

• Offene und transparente Kommunikation
• Konstruktiver Umgang mit Kritik
• Positive Fehlerkultur
• Wertschätzende Feedbackkultur
• Klare und verständliche Aussprache von Wünschen und Meinungen
• Konfliktmanagement

Klassische Aufgaben im Projektmanagement

Das Projektmanagement ist eine buntes Aufgabenfeld. Aufgrund der vielen Anforderungen sind Personen mit Fachkenntnissen im Projektmanagement sehr gefragt. Eine Qualifizierung im Projektmanagement dient dazu, vorhandenes Wissen, das Fach- und Führungskräfte aus ihrem beruflichen Werdegang bereits mitbringen, in einem Bereich aufzufrischen, zu spezialisieren, zu trainieren und zu stärken. Hier sind einige Beispiele für klassische Aufgaben im Projektmanagement, in denen sich angehende und erfahrene Projektmanager weiterbilden:

• Ressourcenmanagement: Eine wichtige Kompetenz für Projektmanager liegt in der Planung der Projektressourcen, also von Personal und Sachressourcen. Zu den Tätigkeiten im Ressourcenmangement gehören z. B. die Bestimmung der Verantwortlichkeiten im Projektteam und die Beschaffung von Arbeitsmaterialien.
• Projektsteuerung: Der Erfolg jedes Projektes hängt von der Professionalität der Projektsteuerung ab. Besonders Projektleiter brauchen Kenntnisse in der Überwachung und Lenkung von Projekten. Im täglichen Wirrwarr der Projektarbeit ist mindestens ein Verantwortlicher notwendig, der den Überblickt behält und „das Ruder in den Händen hat“.
• Projektcontrolling: Obwohl mit der Projektsteuerung verwandt, geht es im Projektcontrolling insbesondere um die Berechnung von Wirtschaftlichkeiten, Kosten und Zeiten, um den erfolgreichen Abschluss von Projektzielen sicherzustellen.
• Risikomanagement: Jedes Projekt ist mit Risiken verbunden. Der Soziologe Ulrich Beck spricht sogar davon, dass wir in einer „Risikogesellschaft“ leben. Ein kompetenter Risikomanager identifiziert und bewertet Risiken bevor Sie entstehen und verhindert so enorme Geldschäden.
• Claim-Management: Unterschiedliche Stakeholder stellen unterschiedliche Ansprüche oder Forderungen („Claims“), die sich in der Praxis aufgrund von Veränderungen in der Projektarbeit wandeln können. Claim-Manager wenden Strategien an, um berechtigte und unberechtigte Forderungen im Schach zu halten.

Agiles Projektmanagement: Mehr als ein Trend

Projekte agil zu gestalten und zu bewältigen ist heute zum Alltag geworden. Das Projektmanagement erfordert Raum für Spontaneität, Flexibilität und Agilität, um die kontinuierlichen und teilweise drastischen Veränderungen in den Projektphasen zu bewältigen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass agiles Projektmanagement das klassische Projektmanagement nicht ersetzen, sondern ergänzen soll. Agilität als Kompetenz allein reicht für ein umfassendes Projektmanagement nicht aus. Es stärkt die Projektarbeit jedoch an entscheidenden Stellen und öffnet völlig neue Türen. Agiles Projektmanagement kann das Ass im Ärmel sein, mit dem Sie Ihre Konkurrenz überholen.

Agilität ist schon lange kein Geheimtipp mehr im Business-Bereich. Die beliebteste Qualifizierung in unserem Hause ist seit mehreren Jahren unser Seminar Agiles Projektmanagement. Deutsche Unternehmen haben ohne Frage ein sehr großes Interesse an der Spezialkompetenz Agilität. In unserem neuen Seminar Hybrides Projektmanagement gehen wir einen Schritt weiter und suchen nach Möglichkeiten, klassische und agile Projektmanagement-Methoden zu kombinieren. Wir öffnen Projektmanagern neue Türen, ihre Projekte bestmöglich ins Ziel zu führen. Jedes unserer Themen bieten wir als offenes Seminar oder individuelle Firmenschulung an. Sie finden unsere Seminarzentren an bundesweiten Standorten oder wir finden ganz einfach zu Ihnen in einer Inhouse Schulung.