Mit Projektcontrolling das Management von Projekten effizienter gestalten

Unternehmen und Betriebe setzen zunehmend auf Projektarbeit als Organisationsform. Dabei nutzen sie den Vorteil der Projektarbeit gegenüber der klassischen hierarchischen Linienorganisation, bei hohem Handlungsdruck, schnell und zielgerichtet reagieren zu können. War noch vor wenigen Jahren Projektarbeit ein Einzelfall, wird sie durch die zunehmende Dynamisierung und das agiler werdende Marktumfeld mittlerweile regelmäßig eingesetzt. Daher ist es nur folgerichtig, mit Methoden und Instrumenten des Controllings, die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten – und damit ihren erfolgreichen Abschluss – zu optimieren.
Professionelles Projektcontrolling basiert auf der umfassenden Beschreibung des Projektes in Anlehnung der DIN-Normenreihe 69901 zum Projektmanagement. Diese DIN definiert die Form und Struktur von Projekten. So besteht ein Projekt aus abgegrenzten Einzelvorgaben mit jeweils eigener Anfang- sowie Zielvorgabe. Der Prozessablauf ist mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen zu beschreiben. Die technischen, wirtschaftlichen und terminlichen Risiken sind zu benennen und zu bewerten.

Projektcontrolling wird in der Praxis häufig vom Projektmanagement selbst übernommen. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig und nicht grundsätzlich von Vorteil, da der Projektcontroller eine andere Funktion hat, als der Projektmanger. Der Projektcontroller hat eine informative und unterstützende Funktion. Auch arbeitet der Projektcontroller bereits in der Vorstudienphase. Dies ist die Phase bis zu dem Zeitpunkt der Entscheidung, ob ein Projekt überhaupt durchgeführt werden soll. So kann es durchaus sein, dass aufgrund der Ergebnisse des Projektcontrollings in der Vorstudienphase die Entscheidung getroffen wird, ein Projekt nicht durchzuführen.

Das Projektcontrolling selbst besteht aus einer Vielzahl von Einzelkomponenten. Durch den kombinierten Einsatz der einzelnen Instrumente, entsteht professionelles Projektcontrolling. Eine solche Einzelkomponente ist das Termincontrolling. Dieses überwacht die Erreichung der Meilensteine. Als Meilensteine bezeichnet das Projektmanagement, die Ziele der abgegrenzten Einzelvorgaben. Ermittelte Abweichungen bei den Zielen werden erfasst, bewertet und münden in eine aktive Steuerung der nachfolgenden Projektschritte.
Weitere Instrumente des Projektcontrollings sind die Kostenplanung, -steuerung und -kontrolle (Kostencontrolling), das Investitionscontrolling, Budgetcontrolling sowie Qualitätscontrolling.

Das IFM Seminar „Projektcontrolling“ richtet sich an Projektleiter, Projektteammitglieder und Mitarbeiter, die bereits Projektverantwortung haben oder zukünftig Aufgaben des Projektmanagements übernehmen sollen. Ziel dieses Seminars ist es, den Teilnehmern ein tieferes Verständnis für die Aufgaben und Zielvorstellungen von Controlling in diesem speziellen Einsatzgebiet zu vermitteln. In Abgrenzung zu der reinen Kontrolle erarbeiten die Seminarteilnehmer, wie sie die Informationssammlung und Bewertung prozessbegleitend zur Unterstützung des Projektmanagement einsetzen können. Sie befassen sich intensiv und praxisbezogen mit den Methoden und Instrumenten zur Projektsteuerung bis hin zur Erstellung der erforderlichen Dokumentation.

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