Wie die Digitalisierung Arbeitsweisen effizienter macht

Mit der Cloud auf Wolke sieben

Im Zug sitzen und dabei ein wichtiges Projekt fertigstellen, zwischendrin schnell die Präsentation des Kollegen prüfen und durch ein bisschen Wischen und Tippen noch nebenbei Flugtickets sowie Hotelzimmer buchen – keine Frage, die Digitalisierung hat unseren Arbeitsalltag von Grund auf umgekrempelt. Waren Angestellte ein paar Generationen zuvor bei der Aufgabenerledigung oft noch von anderen Mitarbeitern und strengen Schritt-für-Schritt-Anleitungen abhängig, sind wir heute durch Apps, Chats und das Internet schneller, ungebundener und unterm Strich effizienter geworden. Multitasking und häufige Arbeitsunterbrechungen gehören zu unserem Alltag – egal ob beruflich oder privat. Eine Entwicklung, die vorerst kein Ende mehr nimmt und mittlerweile alle Arbeitsbereiche erfasst hat – bestes Beispiel: ERP-Systeme. Als Kind der Digitalisierung sollen sie Arbeitsabläufe konstant verbessern. Doch was verbirgt sich dahinter und gibt es trotz Optimierungsdrang nach wie vor Arbeitsabläufe, bei denen noch Luft nach oben ist?

Die Definition von ERP

MfG, SPD oder ZDF – was sich hinter diesen Abkürzungen versteckt, ist Ihnen höchstwahrscheinlich klar. Doch was ist mit ERP? Keine Ahnung? Dann bringen wir Licht ins Dunkel. Die drei Buchstaben sind kurz für Enterprise Resource Planning. Darunter versteht man Anwendungen, die als zentrale Systeme alle Unternehmensprozesse steuern, kontrollieren und im Zuge dessen letztendlich optimieren. Und das völlig automatisiert. ERP-Software stellt eine echte Alternative zu Excel, Google-Sheets oder Software für die Buchhaltung dar.

Unterschieden werden klassische On-Premise (lokale) ERP-Systeme und Cloud-ERP-Lösungen. Letztere gewinnen im Zuge der Digitalisierung an Bedeutung. Durch die Nutzung von ERP in der Cloud brauchen Unternehmer lediglich ein mobiles Endgerät und schon können sie von überall auf alle Daten zugreifen.

Wo kommt ERP-Software zum Einsatz?

Die Anwendungsgebiete von ERP-Systemen sind quasi unbegrenzt. Grundsätzlich ist ERP in Branchen sowie größeren Organisationsstrukturen, die komplexe sowie sehr datenlastige Aufgaben bewältigen müssen, immer eine empfehlenswerte Lösung. Branchen, in denen diese Werkzeuge häufig genutzt werden, sind u. a.:

• Logistik
• Baubranche
• Gastronomie
• Maschinenbau
• Rechnungswesen
• Öffentliche Verwaltungsorgane
• Versicherungs- und Kreditwesen
• Produzierendes und verarbeitendes Gewerbe
• Und viele mehr

Inwieweit hat die Digitalisierung Arbeitsabläufe verändert?

Werkzeuge wie ERP-Systeme, mobile Apps sowie Online-Anwendungen haben zuvor umständliche oder aufwändige Aufgaben und Prozesse im beruflichen Alltag grundlegend vereinfacht. So können Betriebe unterm Strich Zeit und Geld einsparen. Hier sind einige Beispiele:

Versand von Verträgen

Was früher noch ganz klassisch mit Hilfe der Post erledigt wurde, wird heute immer häufiger per E-Mail abgewickelt. Möglich macht es die digitale Signatur. So wird beim Unterschreiben von offiziellen Dokumenten kein Papier mehr benötigt, es geht schneller und ist vor allen Dingen kostenlos – schließlich fällt für elektronische Nachrichten kein Porto an. Und was zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer funktioniert, spart Ihnen bei offiziellen Formularen auch im Büro Zeit.

Teamwork leicht gemacht

Vielleicht können Sie sich noch an die Zeiten erinnern, als Sie, um ein Meeting auf die Beine zu stellen, erst einmal jedem Ihrer Kollegen in deren Büros einen Besuch abstatten mussten. Heutzutage lassen sich wichtige Besprechungen quasi in Nullkommanichts einberufen. Möglich machen es neben E-Mails interne Planungs- und Chat-Tools. Gerade mit letzteren ist es außerdem kein Problem mehr, auch global verteilte Kollegen oder Geschäftspartner mit ins Boot zu holen.

Weiterbildung am Computer

Qualifizierungen und Seminare sind ein wichtiges Mittel der persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. In der Weiterbildungsbranche haben sich die Möglichkeiten zur Weiterbildung für Arbeitnehmer grundlegend verbessert. Digitales Lernen ermöglicht es, zeitlich flexibel und örtlich ungebunden Wissen zu erwerben. Beispiele sind Online-Seminare, Webinare oder Fernlehrgänge. Auch in klassischen Seminaren mit Präsenzunterricht werden digitale Tools eingesetzt, um die Lernerfahrung zu verbessern. Dabei entstehen spannende und kreative Ideen. In unserem Managementsimulator beispielsweise können Arbeitnehmer am Computer spielerisch das Führen eines Unternehmens lernen. Mitarbeiter fällen selbst Entscheidungen, übernehmen unternehmerische Aufgaben und sehen die Konsequenzen ihres Handelns – fiktiv und ohne Risiko in der Simulation.

Mehr Mut zu effizienteren Arbeitsabläufen

Das Thema Digitalisierung beschäftigt Unternehmen nicht erst seit gestern – in der Praxis stellt sie diese jedoch jeden Tag vor neue Herausforderungen. Die Chancen für Unternehmen, den eigenen Workflow zu optimieren sind jedoch vielfältig:

Homeoffice stärker fördern

Hierzulande sehen es immer noch viele Arbeitgeber nicht gerne, wenn ihre Mitarbeiter von zu Hause arbeiten. Zu groß sind die Bedenken, dass die Zeit daheim nicht effizient genutzt wird. Dabei kann die heimische Atmosphäre die Produktivität sogar steigern und Arbeitnehmer können trotz unvorhersehbarer Ereignisse wie Unwetter oder Staus ihre Arbeit ausüben.

Häufiger zum Smartphone greifen

Nachrichten checken, Essen bestellen, shoppen – Smartphones kämpfen noch immer mit dem Ruf, bloße Alltagsspielzeuge zu sein. Dabei können sie im Arbeitsalltag echte Helfer sein. Schließlich gibt es mittlerweile viele Apps, die mit klassischen Unternehmensanwendungen kompatibel sind. So ist auch ein externer Zugriff möglich, beispielsweise mit einer Cloud. Mitarbeiter können so noch flexibler arbeiten und jederzeit auf wichtige Daten zugreifen. Jedoch sind es in vielen Betrieben nach wie vor nur ausgewählte Angestellte, die von Berufswegen mit einem Firmenhandy arbeiten dürfen.

Es geht noch besser

Fest steht: Es gibt heute vermutlich kaum noch Firmen, die nicht in irgendeiner Weise die Vorteile der Digitalisierung für sich nutzen. Schließlich geht in den meisten Branchen ohne PC und Internet nichts mehr. Dennoch können viele Unternehmen in Sachen Effizienzsteigerung durch digitale Strukturen noch eine Schippe drauflegen. Nicht nur, um die generelle Leistungsfähigkeit noch weiter zu steigern, sondern auch, um die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern an die aktuellen Entwicklungen unserer Gesellschaft anzupassen. Ein grundlegendes technisches Verständnis für Tools wie ERP-Systeme wird in Zukunft immer mehr zur Erfolgskompetenz für Unternehmer. So entstehen völlig neue Berufszweige wie der Chief Digital Officer (CDO), der als Generalist zwischen Nerds und Nadelstreifen den Sprung zur Digitalisierung in Unternehmen vorantreibt. Wer die Augen für vielversprechende technologische Entwicklungen offen hält, wird ein Teil der Trends von morgen.