Personalrecruiting: aktuelle Aufgaben und Trends in der Personalbeschaffung

Im Personalrecruiting dreht sich alles um die Lebensader des Unternehmens: die Mitarbeiter:innen. Die Spielregeln auf dem Arbeitsmarkt haben sich in den letzten Jahren jedoch stark verändert. In vielen Unternehmen bleiben Stellen lange unbesetzt. Deshalb bewerben sich Recruiter:innen verstärkt bei Bewerber:innen, nicht umgekehrt. Das Recruiting muss heute aktiver, digitaler und zielgruppenorientierter handeln, um Talente zu gewinnen. Wir geben einen praxisnahen Überblick über die aktuelle Welt des Recruitings.

Inhaltsverzeichnis

•  Definition Personalrecruiting
•  Aufgaben im Personalrecruiting
•  Das Employer Branding im Recruiting
•  Methoden, Kanäle und Instrumente der Personalrekrutierung
•  Recruiting-Trends 2024
•  Wie werden Unternehmen zu Talent-Magneten?
  
  

Definition Personalrecruiting

Das Personalrecruiting oder die Personalbeschaffung ist dafür verantwortlich, qualifizierte Kandidat:innen für offene Stellen im Unternehmen zu finden, auszuwählen und einzustellen. Recruiting ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements, der angesichts des Fachkräftemangels zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Die Welt des Recruitings ist heute stark vom Marketing beeinflusst. Recruiter:innen suchen Wege, den Bewerbungsprozess für Kandidat:innen („Candidate Experience“) analog zum Kauferlebnis von Kund:innen („Customer Experience“) so positiv wie möglich zu gestalten. Dies beginnt damit, das eigene Unternehmen im Internet von seiner besten Seite zu zeigen – also aktiv eine ansprechende Arbeitgebendenmarke oder „Employer Brand“ zu pflegen.

Aufgaben im Personalrecruiting

Im Recruitingprozess gibt es viele Aufgaben, die in unterschiedliche Phasen unterteilt werden können. Je nach Bedarf im Unternehmen und der Branchen können diese Aufgaben variieren. Wer neu ins Recruiting einsteigt, wird andere Verantwortungen erhalten als ein:e HR-Manager:in. Wir legen den Fokus auf operative Aufgaben aus dem Alltag von Recruiter:innen. Auf eine der wichtigsten strategischen Aufgaben im Recruiting, gehen wir im nächsten Abschnitt Employer Branding ein.

1. Planung

•  Personalbedarfe ermitteln: Recruiter:innen identifizieren offene Stellen und zukünftige Personalbedarfe im Unternehmen basierend auf den Geschäftsanforderungen und strategischen HR-Zielen. Wie viel Personal mit welchen Qualifikationen brauchen wir?
  
  
•  Anforderungsprofile erstellen: Ein Anforderungsprofil ist eine Liste an Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Qualifikationen, die Kandidat:innen für die gesuchte Stelle mitbringen sollten. Recruiter:innen halten gegebenenfalls Absprache mit Verantwortlichen aus entsprechenden Fachabteilungen, um ein möglichst präzises Profil zu erstellen. Dieser Prozess wird auch als „Profiling“ bezeichnet. Dabei geht es nicht nur um die fachliche, sondern auch um die menschliche Komponente, also ein vorausschauendes Teambuilding.
  
  

2. Stellenausschreibung und aktive Suche

•  Stellenausschreibungen erstellen und veröffentlichen: Eine der wichtigsten Aufgaben von Recruiter:innen ist es, aussagekräftige Stellenanzeigen zu formulieren und auf der eigenen Karriereseite und geeigneten Plattformen zu teilen. Falls vorhanden wird das vorher erstellte Anforderungsprofil als Grundlage für das Stellenprofil genutzt. Die größten Jobportale zum Verbreiten von Stellenanzeigen in Deutschland sind Stepstone, Indeed und LinkedIn. Je nach Zielgruppe können auch andere Social-Media-Kanäle eingesetzt werden.
  
  
•  Kandidat:innen aktiv suchen: Das „Active Sourcing“ oder aktive Suchen von potenziellen Bewerber:innen ist eine äußerst wichtige Aufgabe, die in den letzten Jahren neu im Recruiting dazu gekommen ist. Dabei nehmen Recruiter:innen aus eigener Initiatve den Kontakt mit vielversprechenden Talenten auf, anstatt auf Bewerbungen zu warten. Das Prinzip kennen alle, die „aus der Kalten“ auf LinkedIn ein Jobangebot von Personaler:innen erhalten haben. Beim Active Sourcing werden soziale Medien, Netzwerke oder auch Personalberater:innen und -vermittler:innen („Headhunter“) eingesetzt, um den Erstkontakt mit potenziellen Kandidat:innen einzuleiten.
  
  

3. Bewerbungsmanagement

• Bewerbungseingang verwalten: Die erhaltenen Bewerbungsunterlagen werden jetzt gesammelt und organisiert. Unterstützung können Bewerbungsmanagementsysteme (auch: „Applicant Tracking Systems“ oder „ATS“) geben. Aber: auch die hilfreichste Technologie wird das gründliche Lesen vieler Bewerbungen nicht ersetzen. Wir haben einige praktische Tipps für besseres Zeitmanagement zusammengestellt. Diese helfen auch Recruiter:innen dabei, ihre Zeit und Energie geschickter einzusetzen.
  
  
• Vorauswahl der Bewerber:innen treffen: Der nächste Schritt im Recruitingprozess ist die weitere Durchsicht der Bewerbungen und Auswahl derjenigen, die den Anforderungen unserer Stellenausschreibung am besten entsprechen.
  
  

4. Auswahlverfahren

•  Vorstellungsgespräche durchführen: Das Herz des Recruitings ist es, Interviews (telefonisch, virtuell oder persönlich) zu organisieren und durchzuführen. Beim Bewerbungsgespräch stehen Recruiter:innen Tools, wie Fragetechniken und strukturierte Interviews zur Verfügung, um die Eignung der Kandidat:innen nach möglichst objektiven Kriterien zu bewerten.
  
  
•  Zusätzliche Überprüfung: Optional werden Assessment Center, Tests oder praktische Übungen durchgeführt, um die Fähigkeiten und Kompetenzen der Bewerber:innen zu überprüfen. Auch können in dieser Phase die Referenzen zur Validierung der Angaben und Erfahrungen der Kandidat:innen eingeholt und überprüft werden.
  
  

5. Entscheidung und Angebot

• Die besten Kandidat:innen auswählen: Ein finaler Vergleich der Bewerber:innen führt zur Entscheidung darüber, welche Kandidat:innen sich am besten für unsere vakante Stelle eignen.
  
  
• Angebot erstellen und verhandeln: Recruiter:innen übernehmen auch die Verhandlung von Konditionen, wie Gehalt, Arbeitszeiten und Zusatzleistungen sowie die Erstellung des Arbeitsvertragsangebots.
  
  

6. Onboarding

• Den Arbeitsbeginn vorbereiten: Mit der Einstellung endet der Job von Recruiter:innen nicht unbedingt. In vielen Unternehmen unterstützen sie Neueinstiege bei administrativen Formalitäten und sorgen dafür, dass am neuen Arbeitsplatz nichts fehlt.
  
  
• Einführung und Einarbeitung: Je nach Bedarf im Unternehmen kann auch die Planung und Durchführung der Einarbeitung oder eines strukturierten Einarbeitungsprogramms Aufgabe im Recruiting sein. Das Ziel ist es, neue Mitarbeitende optimal in das Unternehmen und ihre Aufgaben einzuführen.
  
  

7. Analyse und Verbesserung

• Erfolgskontrolle: Der komplette Recruitingprozess wird durch Kennzahlen, wie die Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire), Kosten der Einstellung (Cost-per-Hire) und die Qualität der Einstellungen (Quality of Hire), auf seine Effektivität überprüft. Diese werden in Berichten und Analysen ausgewertet.
  
  
• Kontinuierliche Verbesserung: Im gesamten Recruitingprozess ist es wichtig, auf Verbesserungspotenziale zu achten und die Recruiting-Prozesse und -Strategien kontinuierlich an das Gelernte anzupassen. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess oder KVP ist eine beliebte japanisches Methode, die heute in vielen Managementbereichen eingesetzt wird. Das Motto: langfristige Erfolge werden in kleinen Schritten und Wiederholungen erreicht.

Im Zentrum des Recruitings steht die Kommunikation mit Kandidat:innen. Wie wir gesehen haben, gibt es jedoch auch ein Spektrum an organisatorischen, administrativen und analytischen Aufgaben. Viele Berührungspunkte gibt es heute außerdem mit dem Marketing. Insgesamt ist das Berufsbild „Recruiter:in“ abwechslungsreich und mit der aktuellen Lage auf dem Arbeitsmarkt vielversprechenden Aussichten für die Karriere.

Das Employer Branding im Recruiting

Das Employer Branding und Personalmarketing haben sich von einem Trend zu einem wichtigen Bestandteil der modernen Personalrekrutierung entwickelt. Immer häufiger sind Kenntnisse in diesen Bereichen in Stellenausschreibungen anzufinden. Aber noch immer kümmern sich viele Unternehmen nicht um Ihr Image auf dem Arbeitsmarkt. Recruiter:innen müssen heute ihr Unternehmen bei Bewerber:innen vermarkten. Doch was bedeutet das?

Was ist eine Marke? Eine Marke ist ein Bild in den Köpfen unserer Kund:innen. Es sind alle Vorstellungen, die Menschen haben, wenn sie an unser Unternehmen denken. Das Marketing gestaltet dieses Bild, füllt es mit Leben und macht es anziehend.

Als „Employer Brand“ oder Arbeitgebendenmarke bezeichnen wir das Bild, das Arbeitnehmer:innen von unserem Unternehmen als Arbeitgeber haben. Woran denken potenzielle und bestehende Mitarbeitende, wenn sie sich die Arbeit in unserem Unternehmen vorstellen? Das Employer Branding ist die Methode, mit der wir die Antwort auf diese Frage in ein positives Licht rücken.

Was genau ist das Employer Branding?

Employer Branding bedeutet, strategisch eine attraktive Arbeitgebendenmarke eines Unternehmens zu pflegen. Es ist die Kombination von Recruiting und Marketing. Eine positives Image generiert sozusagen von alleine Bewerbungen, indem es auf dem Arbeitnehmer:innenmarkt Aufmerksamkeit erzeugt und Interesse weckt. Employer-Branding-Maßnahmen, die auf Recruiter:innen treffen können, sind z. B.

• das Pflegen der Karriereseite,
• die Entwicklung eines Unternehmensslogans,
• die Zielgruppenanalyse potenzieller Mitarbeiter:innen oder
• das Posten von Social-Media-Content.

Die erste Anlaufstelle, um das eigene Image zu verändern, sind also vor allem die eigene Website und Social-Media-Kanäle. Hier ist heutzutage ein großer Teil der Talente anzutreffen.

Beispiel für Employer Branding bei Google

Wie setzen die Profis Employer Branding um? Schauen wir auf Google. Auf der Google-Karriereseite werden Besucher:innen von einer unübersehbaren wechselnden Botschaft begrüßt: „Build for everyone. Design for everyone. Code for everyone“. Das everyone ist zweideutig: Jobs bei Google sind für alle gemacht und wer bei Google baut, designt oder entwickelt, tut dies für die gesamte Welt. Die Überschriften setzen auf Diversität und geben gleichzeitig das Gefühl, Teil von etwas Großem werden zu können.

Auch beim weiteren Durchstöbern der Karriereseite ist zu sehen: Googles Recruiting betreibt Marketing. Bewerber:innen bekommen an jeder Ecke ein Nutzenversprechen vermittelt. Wir sehen überall klare Botschaften für eine durchdachte Zielgruppe. Es werden Schwerpunkte auf Themen gesetzt, die Mitarbeiter:innen heute beschäftigen. Google weiß, was du als Mitarbeiter:in brauchst.

Jedes Unternehmen und jede:r Recruiter:in hat die Chance, Bewerber:innen ein Versprechen zu machen. Die Attraktivität als Arbeitgeber:in ist auch für kleine und mittelständische Unternehmen heute unverzichtbar. Wer erste Impulse und etwas Übung darin braucht, das Alleinstellungsmerkmal des eigenen Unternehmen zu finden, auszuformulieren und geschickt zu kommunizieren, dem können wir unsere Weiterbildungen empfehlen. Dort vermitteln wir praktisches Wissen von Expert:innen.

Mehr zum Employer Branding und Personalmarketing

Wie hängen Employer Branding, Personalmarketing und Recruiting zusammen? Wo liegen die Unterschiede? Wer sich für diese spanennden Recruitingtrends interessiert, kann hier weiterlesen:

Methoden, Kanäle und Instrumente zur Personalrekrutierung

Welche Wege stehen Recruiter:innen zur Verfügung, um geeignete Bewerber:innen zu erreichen? Wir haben bereits viele Mittel der Personalgewinnung kennengelernt. Hier ein Überblick:

•  Externe Stellenanzeigen in Jobportalen, wie Stepstone, Indeed und LinkedIn
•  Interne Stellenanzeigen
•  die Unternehmenswebsite (vor allem die Karriereseite)
•  „Social Recruiting“, also Recruiting über soziale Medien, wie LinkedIn, Instagram & Co
•  Active Sourcing – die aktive Suche nach Bewerber:innen
•  Recruiting-Videos, in denen das Unternehmen oder Team vorgestellt wird.
•  Messen und Events
•  Bezahlte Werbung
•  Mitarbeitendenempfehlung – Mitarbeitende werben Mitarbeitende
•  Interner Newsletter (in größeren Unternehmen)
•  Portale zur Bewertung von Arbeitgeber:innen
•  Talentpools – Datenbanken mit Informationen zu interessanten Kandidat:innen

4 Recruiting-Trends für 2024

Was verändert sich aktuell im Bereich der Personalbeschaffung? Wo lohnt es sich für Recruiter:innen, sich weiterzubilden? Das sind unserer Meinung nach vier wichtige Trends für 2024:

1. Künstliche Intelligenz: Wie in vielen anderen Unternehmensbereichen, werden auch im Recruiting zunehmend KI-gestützte Tools eingesetzt, mit Bewerber:innen zu kommunizieren (Chatbots), Lebensläufe zu analysieren oder die besten Matches im Bewerbungsprozess zu identifizieren. Recruiter:innen können auch bei der Texterstellung mit ChatGPT davon profitieren, kreativen Content für Stellenanzeigen, Karriereseiten, Social-Media-Posts oder Anschreiben für Kandidat:innen zu entwickeln.
   
   
2. Kompetenzen statt Abschlüsse: Es gibt einen Wechsel auf dem Arbeitsmarkt. In Stellenausschreibungen kommt es immer häufiger vor, dass Unternehmen auf das Vorhandensein von Abschlüssen verzichten. Anstelle dessen gibt es einen Fokus auf Kompetenzen von Bewerber:innen, die über andere Wege, wie einen Quereinstieg, das Selbststudium oder in anderen Jobverhältnissen in Form von branchen- und berufsübergreifenden Fähigkeiten oder das Selbststudium erworben wurden. Fehlende Kenntnisse von Kandidat:innen können dafür über Weiterbildungen ergänzt werden (Stichwort: „Upskilling“). Unternehmen werden bei der Personalsuche offener und experimentierfreudiger.
   
   
3. Remote Recruiting und flexible Arbeitsmodelle: Die zunehmende Akzeptanz von Remote-Arbeit gibt Unternehmen Zugang zu einem globalen Talentpool. Für Recruiter:innen bedeutet das: die Qualität des Recruitingprozesses muss auch remote gewährleistet sein. Das Recruitingangebot hat sich erweitert durch virtuelle Karrieremessen, Video-Interviews, Remote-Onboarding-Prozesse und flexible Arbeitszeitmodelle, die zum Standard geworden sind.
   
   
4. Generation Z überzeugen: Vor wenigen Jahren drehte sich alles darum, die Generation Y als Mitarbeitende zu gewinnen. Jetzt wächst der Anteil der arbeitenden Bevölkerung aus der Generation Z, die von ca. 1995 bis 2010 geboren ist. Für die erfolgreiche Ansprache der Generation Z zählen vor allem Mobile Recruiting, Social Media und Active Sourcing. Der Bewerbungsprozess muss vereinfacht, am besten über einen Klick auch über das Smartphone, möglich sein. Die Zielgruppe hält sich auf TikTok und Instagram auf. Ohne zu verallgemeinern haben Unternehmen, die auf Diversity Management und Nachhaltigkeitsmanagement setzen, bessere Karten bei Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen der Generation Z, aber auch Generation Y.

Wie werden Unternehmen zu Talent-Magneten?

So breit gefächert, wie die Themen in der Personalrekrutierung sind, so vielseitig sind die Chancen für Unternehmen, sich zu beweisen. Der wichtigste Anspruch ist es, am Puls der Zeit zu bleiben und sich rechtzeitig auf weitreichende gesellschaftliche Veränderungen vorzubereiten. Wir als IFM sind seit über 30 Jahren auf dem Markt für Weiterbildungen und unterstützen Menschen und Unternehmen dabei, sich mit neuem Wissen und Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Wir haben eine Reihe von Seminaren entwickelt, die allen Recruiting-Interessierten helfen, am Ball zu bleiben.

Seminare im Bereich Personalrekrutierung

•  Seminar Personalrecruiting: Das Thema Personalrecruiting kompakt und anschaulich auf den Punkt gebracht. Lernen Sie den kompletten Recruitingprozess mit den wichtigsten Techniken des Personalrecruitings von Grund auf kennen. Perfekt für alle, die einen umfassenden Überblick und praxisnahen Einstieg suchen.
  
  
•  Seminar Personalrecruiting für Führungskräfte: Viele Führungskräfte sind in den Recruitingprozess mit eingebunden, obwohl sie nicht aus dem Personalbereich kommen. Die Personalauswahl stellt eine Führungskompetenz dar, die geschult werden kann. In diesem Seminar bringen wir Menschen in Leitungspositionen das professionelle Führen von Interviews, Fragetechniken und Erstellen von Anforderungsprofilen bei, um bei der Talentsuche die Spreu vom Weizen trennen zu können.
  
  
•  Seminar Bewerbungsinterviews professionell führen: Das Bewerbungsinterview ist die Recruiting-Grundlage schlechthin. In der Praxis gibt es einiges zu beachten. Die professionelle und sympathische Durchführung eines Interviews entscheidet oft darüber, wie zufrieden Bewerber:innen und Unternehmen selbst mit dem Recruitingprozess sind. Auch gibt es rechtliche Hürden im Gespräch, die darüber bestimmen, welche Fragen in einem Bewerbungsgespräch zulässig sind. Genau das vermitteln wir anwendungsnah.
  
  

All unsere Schulungen werden als offene Seminare angeboten. Wenn Sie eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen suchen, bieten wir die Option einer individuelle Firmenschulung an, die wir auch Inhouse umsetzen können.

Sie sind Privatperson und suchen eine Weiterbildung?

•  Recruiting und Employer Branding: Arbeitsuchende finden in dieser einmonatigen Weiterbildung, die von der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter gefördert werden kann, aktuelles Top-Know-how von unseren HR-Expert:innen. Wir legen großen Wert auf eine praxisnahe Wissensvermittlung. Lernen Sie uns kennen.