Zeitmanagement – Praktische Methoden für mehr Zeit und Energie im Alltag

Wenn die Zeit davon rennt

Wer kennt es nicht, das Gefühl, von der Uhr gejagt zu werden? Die Ironie am Zeitdruck: In den stressigsten Situationen schauen wir immer öfter auf die Uhr – und machen uns selbst damit mehr Stress. Aktuell haben viele Menschen besonders mit den Herausforderungen der Arbeit im Homeoffice zu kämpfen. Es gibt bewährte Zeitmanagement-Methoden, die uns im Alltag helfen können. Die Antwort für effizientes Zeit- und Selbstmanagement liegt jedoch in der passenden Kombination der Methoden, die jeder für sich selbst finden muss.

Was ist Zeitmanagement?

Als Institut für Managementberatung gibt es für uns nichts, das man nicht managen kann. Zeitmanagement bedeutet, Wege zu finden, um sich selbst besser zu organisieren. Das Ziel ist es nicht, den eigenen Tag bis auf jede Minute „durchzuoptimieren“. Es geht um praktische Wege, sich selbst zu entlasten, den eigenen Stress zu reduzieren und Klarheit zu finden. Zeitmanagement gehört heute zu den Top Soft Skills, von denen jeder profitieren kann.

In der Praxis führt geschicktes Zeitmanagement vor allem dazu, Prioritäten besser zu setzen. Wer Prioritäten setzt, entscheidet sich immer für eine Sache und gegen eine andere. Viele Menschen nehmen sich viel zu viele Aufgaben vor. Sie verlieren sich im Multitasking-Wahn und kommen nicht dazu, das Wesentliche zu bewältigen. Am Ende des Tages sind sie zwar erschöpft, haben dennoch das Gefühl, nichts Wichtiges erledigt zu haben. Mit einigen Tipps kann jedoch jeder lernen, einmal Zeit zu investieren, um mehr Zeit und Energie für die Zukunft zu sparen.

Zwei wichtige Einsichten für den Start in Zeitmanagement-Methoden

1. Zeitmanagement beginnt bei uns selbst: Einige Dinge in der Arbeit können wir nicht verändern. Wir können jedoch unsere Einstellung zu den Dingen ändern. Das heißt zum Beispiel: Wir können die tägliche Flut an E-Mails am Tag nicht eliminieren, aber uns selbst besser organisieren und unsere Einstellung zur Bewältigung von „nervigen“ Aufgaben im Alltag verändern. Wer seine Zeit besser managen möchte, muss sich für Fragen an sich selbst öffnen: Womit verbringe ich meine Zeit am Tag? Welche schlechten Gewohnheiten habe ich? Auf welche Zeitfresser falle ich immer wieder herein?
   
   
2. Eine Frage der Gesundheit: Zeitmanagement dient nicht nur dazu, schnelle und praktische Tipps für die Arbeit zu finden. Die Auseinandersetzung mit Zeitmanagement hilft uns dabei, bewusster und gesünder zu arbeiten. Ineffizientes Zeitmanagement kann zu enormen Stress führen, die Work-Life-Balance stören und sich negativ auf das Privatleben auswirken. Wer seinen Tag bewusster plant, hat mehr Zeit für Pausen, die das Gehirn benötigt, um sich zu regenerieren. Sich besser zu organisieren ist auch eine Frage des Gesundheitsmanagements, damit aus dem fehlenden Timeout kein Burnout wird.

Zeitmanagement-Methoden, die zeitlos sind

„Friss den Frosch“ (Eat that Frog)

Wenn es dein Job ist, einen Frosch zu fressen, dann tu dies am besten als erstes morgens. Und wenn es dein Job ist, zwei Frösche zu fressen, dann friss am besten den größten zuerst.

Mark Twain

Mark Twains Sprichtwort ist ein simples Mittel gegen die weit verbreitete  „Aufschieberitis“ (Prokrastination). Wenn wir ehrlich sind, kennt jeder von uns die „Friss den Frosch“-Strategie: Bring die größte, schwierigste und wichtigste Aufgabe zuerst hinter dich! Am Ende des Tages hat niemand mehr von uns den Kopf frei, ein großes Problem anzugehen. Der Gedanke an den „Frosch“ plagt uns nicht nur den ganzen Tag über, sondern demotiviert uns, andere Aufgaben gewissenhaft zu erledigen. Nebenbei wächst der Berg an Aufgaben in die Höhe. Deshalb ist es sinnvoll, in den sauren Frosch zu beißen und die unangenehme Herausforderung gleich zu Beginn der Arbeit hinter uns zu bringen.

Der Amerikaner Brian Tracy schrieb sogar ein Buch darüber, wie man mit Eat that Frog in weniger Zeit mehr erreicht. „Friss den Frosch“ ist keine revolutionäre Methode, um Zeit zu sparen. Sie ist eine hilfreiche Eselsbrücke, die uns daran erinnert, Prioritäten zu setzen. Der Effekt: Wir schaffen mehr, fühlen uns besser und haben mehr Zeit und Energie für andere Aufgaben. Aus diesem Grund ist „Eat that Frog“ eine Grundregel im Zeitmanagement.

Das können Sie tun: Das nächste Mal, wenn Sie vor einer unangenehmen Aufgabe stehen, schauen Sie in den Spiegel und sagen „Friss den Frosch“.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist ein simples Analyse-Tool zum Erledigen von Aufgaben, das vom amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower erfunden wurde. Bei der Management-Methode werden Aufgaben nach zwei Kriterien unterteilt:

• Sind die Aufgaben wichtig oder unwichtig?
• Sind sie eilig oder nicht eilig?

Daraus ergibt sich die Eisenhower-Matrix mit vier Gruppen von Aufgaben und den dazugehörigen Lösungsvorschlägen, die nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert sind. Als Beispiel: Aufgaben, die wichtig und eilig sind, sollten sofort erledigt werden.

Das können Sie tun: Teilen Sie Ihre Aufgaben in ein Entscheidungsraster mit den vier Quadranten ein. Sie werden erkennen, bei welchen Aufgaben es sich um Zeitfresser handelt und welche Aufgaben es verdienen, ihre volle Konzentration zu bekommen. Das Eisenhower-Prinzip hilft dabei, den Fokus auf das Wesentliche zu legen.

Die ABC-Analyse

Sehr häufig verschwenden wir die Zeit im Alltag mit unwichtigen Aufgaben. Mit der ABC-Analyse haben wir eine weitere Möglichkeit, unsere Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren.

• A-Aufgaben: Wichtige Aufgaben, die bedeutsam für Ihre Ziele sind.
• B-Aufgaben: Mittelwichtige Aufgaben, die moderat wichtig für Ihre Ziele sind.
• C-Aufgaben: Weniger wichtige Aufgaben, mit wenig Bedeutung für Ihre Ziele.
  
  

Das können Sie tun:

• 65 % der Zeit für A-Aufgaben aufwenden
• 20 % der Zeit für B-Aufgaben einsetzen
• 15 % der Zeit für C-Aufgaben beanspruchen

Das Pareto-Prinzip

Der Volkswissenschaftler Vilfredo Pareto sollte BWLer*innen ein Begriff sein. Als Unternehmer stelle Pareto bei der Führung seiner Geschäftsbücher fest, dass eine relativ geringe Anzahl von Kunden zu verhältnismäßig viel Umsatz führte. Dagegen hat der Großteil der Kunden durch kleine Einkäufe nur sehr wenig Umsatz generiert. Das Verhältnis lag bei etwa 80 zu 20. Dieses 80/20-Verhältnis finden wir überall:

• 80 % der Zeit tragen wir 20 % der Kleidung in unserem Schrank.
• 80 % unserer Besuche bekommen wir von 20 % unserer Freunde.
• 80 % des Verkehrs spielen sich auf 20 % der Straßen ab.
  
  

Das können Sie tun: Nach dem Pareto-Prinzip führen 20 % Ihrer Aufgaben zu 80 % Ihrer Erfolge. Finden Sie Ihre „20-Prozent-Erfolge“ und machen Sie diese zu Ihrer Priorität.

Das Zeitfresser-Protokoll

Zeitfresser sind Fallen, auf die mir im Alltag immer wieder hereinfallen. Wir verlieren uns meist unbemerkt in Handlungen, die unnötigerweise viel mehr Arbeitszeit einnehmen, als sie sollten. Zeitkiller kosten nicht nur Zeit, sondern Energie.

Das können Sie tun: Führen Sie über eine Woche ein Protokoll über Ihre persönlichen Zeitdiebe: Jedes Mal, wenn Sie in Ihrer Arbeit gestört werden, machen Sie sich eine Notiz in einem Protokoll. Nach einer Woche werden Sie feststellen, welche Zeitfresser sich bei Ihnen wiederholen. Damit können Sie Zeitfresser angehen und Gegenmaßnahmen ergreifen. Auch hier bewährt sich die „Friss den Frosch“-Methode: Zuerst die größten Zeitfresser in Angriff nehmen.

Weniger Zeitdruck in der Arbeit – kann man lernen

Welche Zeitfresser stören mich? Welcher Zeitmanagement-Typ bin ich? Welche Zeitmanagement- und Selbstmanagement-Methoden passen zu mir? Wer diese Fragen beantworten kann, findet neue Freiräume im Alltag. Zeitmanagement gehört zu den Soft Skills, die uns ein Stückchen Arbeits- und Lebenszeit zurückgeben. Besonders für Führungskräfte ist effizientes Zeitmanagement eine unschätzbare Führungskompetenz. Wir gehen in unseren Seminaren und im Coaching in die Tiefe und geben wertvolle Praxis-Tipps, damit die Zeit nicht länger davon rennt.

Zeitmanagement-Seminare und mehr für Fach- und Führungskräfte

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• Den inneren Schweinehund besiegen
• Business Coaching
  
  

Sie sind Privatperson und an einer geförderten Weiterbildung interessiert?

• Um Zeitmanagement geht es z. B. in unserer Weiterbildung in der Büroorganisation, in unserer Trainerausbildung und im Projektmanagement.