Office Manager:in – Definition, Aufgaben und Gehalt

Das Herz des Büros

Office Manager:innen sind die stillen Helden im Unternehmen. Denn sie sorgen für eine reibungslose Organisation des Büros. Ein systematisches Office Management stellt sicher, dass Aufgaben im Büro effizient geplant und umgesetzt werden. Office Manager:innen tragen dabei eine wichtige Schnittstellenfunktion, ohne die viele Unternehmen aus dem Ruder laufen würden. Sie sind das Herzstück des Büros.

Wir geben in diesem Artikel eine Einführung in den Beruf als Office Manager:in. Welche täglichen Aufgaben erledigen sie? Für wen eignet sich eine Karriere in diesem Job?

Definition Office Management

Die beste Übersetzung für Office Management ist „Büroleitung“ oder „Büroorganisation“. Genau darum geht es in diesem Unternehmensbereich. Das Office Management organisiert Aufgaben, Prozesse und Menschen im Büro – möglichst zeitsparend und produktiv.

Beim Office Management handelt es sich um eine zuarbeitende, assistierende und serviceorientierte Tätigkeit. Das Office unterstützt andere Menschen im Unternehmen, die ihre Aufgaben selbst nicht vor- und nachbereiten können, wie die Geschäftsführung oder Mitarbeiter:innen aus anderen Arbeitsbereichen.

Was machen Office Manager:innen?

Office Manager:innen koordinieren administrative Aufgaben im Unternehmen, um Büroprozesse im täglichen Betrieb zu verbessern. Das schaffen sie mit Organisationstalent, kaufmännischem Know-how und Kommunikationsfähigkeiten. In der Praxis sind sie oft der Erstkontakt für Kunden, verwalten Termine, strukturieren Akten oder übernehmen die vorbereitende Buchhaltung, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen. In größeren Unternehmen leiten Office Manager:innen zusätzlich die Arbeit gesamter Teams.

Rund um den Begriff Office Manager:in sind verschiedene Jobtitel in Stellenangeboten zu finden, die von den jeweiligen Anforderungen im Unternehmen abhängen. Beispiele aus Stellenanzeigen sind:

• Office Manager:in, Office-Manager:in, Officemanager:in (m/w/d)
• Büroleitung oder Bürokraft
• Assistenz oder Teamassistenz
• Sekretariat oder Sekretär:in (m/w/d)

Das Office Management ist die Weiterentwicklung des „klassischen“ Sekretariats. Im Zuge der Digitalisierung haben sich viele Aufgaben im Büro geändert. Management bedeutet, zu überwachen, zu organisieren und zu steuern. Wer diese Aufgaben in Bezug auf Büroprozesse übernimmt, ist heute Office Manager:in.

Aufgaben als Office Manager:in

• Geschäftskorrespondenzen führen
• Kontakt zu Kunden, Dienstleistern und dem Team
• Verwaltung von Ablagen – analog und digital
• Aufgaben und Aufträge terminieren
• Bestellung von Büromaterialien organisieren
• Vorbereitende Buchhaltung erledigen (z. B. das Kassenbuch verwalten und Rechnungen dokumentieren)
• Meetings, Events und Weiterbildungen planen
• Informationen in Datenbank- oder Content-Management-Systeme einpflegen

Die Aufgaben als Office Manager:in unterscheiden sich je nach Unternehmen. Bei vielen liegt der Fokus auf bürokratischen und buchhalterischen Aufgaben. In anderen Unternehmen sind starke Verknüpfungspunkte zum Personalbereich zu finden. Hier können „HR & Office Manager“ auch mit Kenntnissen im Feel Good Management punkten.

Die Rolle des Office Managements im Unternehmen

Die verschiedenen Aufgaben in der Büroorganisation zeigen:

1. Office Manager:innen sind die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Belegschaft und Kund:innen. Die Büroorganisation ist einer der wenigen Bereiche im Unternehmen, die mit Mitarbeiter:innen aus allen Unternehmensebenen arbeiten. Als Dreh- und Angelpunkt ist das Office Management also zentral für die interne und externe Kommunikation im Unternehmen.
   
   
2. Das Office Management hat eine entlastende Funktion als fachliche Assistenz für andere Verantwortliche im Unternehmen. Office Manager:innen sind oft die „rechte Hand“ der Geschäftsführung oder sie unterstützen Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen dabei, ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Ein professionelles Office Management verbessert also die Qualität der Arbeit aller im Unternehmen – und spart Zeit, Nerven und Kosten.

Was macht gute Office Manager:innen aus?

Wer sich für eine Karriere im Office Management interessiert und sich in einem der folgenden Bereiche nicht auskennt, den können wir erleichtern. Weiterbildungen sind dafür gemacht, fehlende berufliche Erfahrungen in einem Bereich mit praxisnahem Wissen zu füllen. Eine Weiterbildung ist sogar oft der erste Schritt ins Office Management über einen Quereinstieg und für alle, die erste kaufmännische Erfahrungen gesammelt haben und beruflich aufsteigen möchten.

Hier ein Überblick zu Bereichen und Kompetenzen, die im Office Management zählen.

Kaufmännisches Wissen

Kaufmännisches Know-how meint verschiedene buchhalterische, betriebswirtschaftliche und sogar rechtliche Grundlagen, die das Fundament der Tätigkeit im Office Management bilden. Office Manager:innen sind Allround-Talente, die vom Verständnis für alle unternehmerischen Prozesse profitieren. Welche Funktionsbereiche gibt es im Unternehmen? Was ist Management überhaupt? Welche Dokumentationspflichten haben Unternehmen im kaufmännischen Bereich?

In vielen Unternehmen übernehmen Office Manager:innen auch Aufgaben der Finanzbuchhaltung, einem Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesen. Hier sind Kenntnisse in Lexware und DATEV pro wichtig. Beide Buchhaltungssoftwares beherrschen den Markt vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen. Wer sich als Office Manager:in hier auskennt, verbessert seine beruflichen Chancen.

Selbstorganisation und Zeitmanagement

Eine kompetente Büroleitung beginnt bei der smarten Organisation des:der Office Manager:in selbst. Büroleiter:innen sind Meister der Planung, die sich fragen: Wie erstelle ich eine Aufgabenliste, die zu mir passt? Wann checke ich meine E-Mails am Tag? Wo liegt der Posteingang auf meinem Schreibtisch? Wie organisiere ich meine Ablage und Wiedervorlage, um Aufgabenberge und verpasste Fristen zu umgehen? Im persönlichen Zeitmanagement spielt es auch eine wichtige Rolle, Störfaktoren und Zeitfresser in der eigenen Arbeit zu identifizieren und zu beseitigen. Eine populäre Methode zur Planung von Aufgaben ist Kanban.

Hier ist ein Beispiel einer einfachen und praktischen Aufgabenliste:

Kommunikation

Der Umgang mit anderen Menschen gehört zum Alltag. Office Manager sind laufend mit Geschäftskorrespondenzen beschäftigt und begrüßen Kund:innen telefonisch oder vor Ort. Sie repräsentieren Ihr Unternehmen oft als Erstes nach Außen. Ein freundliches und sicheres Auftreten ist für erfolgreiche Kommunikation im Beruf unentbehrlich. Auch Kenntnisse im Business Englisch sind ein klarer Vorteil in zunehmend internationalen Märkten und Unternehmen.

Konfliktmanagement

Konfliktmanagement ist eine Spezialkompetenz im Bereich Kommunikation. Sie erlaubt es, auch in schwierigen und stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Hier bewähren sich Methoden im Konfliktmanagement, wie die „Gewaltfreie Kommunikation“ (GFK) nach Marshall Rosenberg oder Kenntnisse im Beschwerdemanagement, die wir in unseren Weiterbildungen schulen. Das Ziel ist es, das eigene Bewusstsein für Konfliktsituationen zu trainieren und nützliche Strategien zur Konfliktlösung zu vermitteln.

EDV-Kenntnisse

Es gibt keine Stellenanzeige im Bereich Office Management, die keine EDV-Kenntnisse oder den sicheren Umgang mit MS Office benennt. Hier geht es besonders um die grundlegende Software wie MS Office, Excel, Outlook und PowerPoint. Heute ist auch davon auszugehen, dass Daten in ein Kund:innenmanagementsystem oder ein Content-Management-System (wie WordPress) eingepflegt werden müssen. Eine Offenheit für solche Anwendungen und dafür, die eigenen digitalen Kompetenzen zu trainieren, kann nur von Vorteil sein.

Das Gehalt – Wie viel verdienen Office Manager?

Gehälter unterscheiden sich abhängig von der Größe und Branche des Unternehmens, den Verantwortungen und dem Titel der jeweiligen Position, den Berufserfahrungen und dem Ort der Anstellung:

• Office Manager:innen verdienen durchschnittlich ca. 3.000 Euro im Monat.
• Als Teamassistenz sind ca. 2.800 Euro im Monat zu erwarten.
• Sekretär:innen können mit durchschnittlich ca. 2.400 Euro im Monat rechnen.

Was von dem Berufsbild zu erwarten ist

• In jedem Büro wird ein:e Office Manager:in gebraucht. Jobangebote sind prinzipiell in allen Branchen und Unternehmen zu finden.
• Das Office Management ist eines der Berufsbilder, die stark von der Präsenz im Büro abhängig sind. Trotz des Anstiegs mobiler und hybrider Arbeit in Unternehmen ist also zumindest teilweise mit der Arbeit vor Ort im Büro zu rechnen.
• Die Tätigkeit ist etwas für Organisationstalente und nichts für „schwache Nerven“. Ein gutes Zeit- und Stressmanagement ist zu empfehlen, da Büromanagementaufgaben oft an Termine gebunden sind.
• Es gibt gute Einstiegschancen über einen Quereinstieg und für Menschen mit unterschiedlichen Werdegängen, sofern kaufmännische Grundlagen bekannt sind.

Office Management in Kombination mit anderen Professionen

Die Vielseitigkeit des Office Managements öffnet viele Wege für Interessierte, die unterschiedliche Schwerpunkte in Ihrer Karriere legen möchten:

• Personalmanagement und Office Management
• Eventmanagement mit Office Management
• Lohnabrechnung mit Lexware, DATEV pro und Office Management
• Kaufmännisches Wissen kompakt und Office Management
• Office Management und Marketing / Online Marketing

Weiterbildungen im Office Management beim IFM

Office Manager:innen sind Büroprofis mit einer Vielzahl an Fähigkeiten. Dieses Know-how vermitteln unsere Expert:innen an Wissenshungrige in praxisnahen Lerninhalten. Seit 1993 ist es unsere Leidenschaft, Menschen bei der beruflichen Weiterentwicklung zu unterstützen. Im Bereich Office Management unterstützen wir Sie kompetent in folgenden Weiterbildungen:

Geförderte Weiterbildungen im Bereich Office Management | Berlin und Potsdam

Office Management: Unser einmonatiger Kurs ist die perfekte Weiterbildung für Fachkräfte und Akademiker:innen, die eine Zusatzqualifikation zu ihren beruflichen Erfahrungen suchen. Wir vermitteln Ihnen Know-how aus erster Hand von Expert:innen aus dem Office Management – kompakt und praxisnah.

Geprüfte Fachkraft für Office Management: In sechs Monaten tauchen Sie in die Welt des Office Managements ein. Wie überzeuge ich in Geschäftskorrespondenzen und im Kontakt mit Kund:innen? Wie führe ich Buchungen in wichtigen Softwares wie Lexware und DATEV pro durch? Wie bilden Sie mit festem Blick auf die Unternehmenspraxis für Ihre Zukunft im Office Management aus. Nach Abschluss des Kurses erhalten Sie ein IFM-Diplom.

Geprüfte Assistenz der Geschäftsführung: Als Assistenz der Geschäftsführung lernen Sie, mit Ihren Allrounderfähigkeiten ein unentbehrlicher Pfeiler für die Führungsebene zu werden. Sie überzeugen mit Kommunikationsfähigkeiten, kennen die Arbeitsabläufe aus dem Projektmanagement, Eventmanagement sowie Marketing und bringen sichere EDV-Kenntnisse mit – dafür sorgen wir in unserer siebenmonatigen Weiterbildung.

Seminar im Bereich Office Management für Fach- und Führungskräfte | bundesweit

Effizientes Office Management: Unser Seminar richtet sich an Fach- und Führungskräfte, die im Office Management tätig sind oder dies in naher Zukunft werden möchten. Wir vermitteln Ihnen praktische Methoden, die Sie unmittelbar in die Praxis umsetzen können. Ob analog oder digital – entwickeln Sie Ihr Office Management weiter.