Projektkommunikation – Ein erfolgskritischer Faktor im Projektmanagement
Viele Projekte scheitern, aufgrund mangelnder oder fehlerhafter Kommunikation innerhalb des Projektteams. Die erfolgskritische Bedeutung von Kommunikation ist auch der Mehrheit der Manager bewusst, wie die Studie von Cetacea Communications & Public Relations in Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e. V. (GPM) und Atreus Interim Management eindeutig belegt. Gleichzeitig muss dieselbe Studie feststellen, dass noch deutliches Optimierungspotenzial im Bereich Projektkommunikation vorhanden ist. Als Ursache ermittelt die Studie die fehlende systematische und planvolle Integration der Kommunikation in den Projektprozess und empfiehlt eine konsequente Professionalisierung der Projektkommunikation.
Die Grundlage jeder professionellen Projektkommunikation ist ein Kommunikationskonzept. Das Kommunikationskonzept definiert in Abhängigkeit zur jeweiligen Projektphase, was, wie, und mit welchem Ziel an welches Teammitglied weitergegeben, bzw. mit ihm ausgetauscht werden soll.
Dabei wird zwischen der Projektstartbesprechung, den Planungs- und Statusbesprechungen sowie der Projektabschlussbesprechung unterschieden. Die jeweiligen Inhalte sind klar umrissen: Die Projektstartbesprechung, heute üblicherweise als Kick-Off-Meeting bekannt, hat grundlegende Vorgaben zu erfüllen. Im Kick-Off-Meeting werden Ansprechpartner, Kommunikationswege und Freigabeprozedere festgelegt. Das Briefing – eine Zusammenstellung aus allen Fakten, Hintergründen und Meinungen – enthält den Auftragsgegenstand, Hintergrundinformationen bzw. Ausgangsanalysen, Aufgaben, Zielstellungen, Budgetrahmen, Terminplanung und Leistungsumfang.
Ein weiteres Kennzeichen planvoller Projektkommunikation ist der Umgang mit Konflikten. Eine Liste aller direkten und indirekten Projektbeteiligten (Stakeholder), erfasst Einstellung, Einflussbereich und klassifiziert das jeweilige Konfliktpotential. Diese Liste kann auch als Instrument zur Risikobewertung verwandt werden und dient der Konfliktvermeidung bzw. -lösung. Kommt es zu Konflikten, benötigt insbesondere der Projektleiter eine entsprechende Kommunikationskompetenz. Diese Kompetenz kann durch Wissensaufbau in den Bereichen Motivation, Konfliktlösungsstrategien und -methoden deutlich gestärkt werden. Einige relevante Modelle aus der Verhaltensforschung vermitteln hier das notwendige Grundwissen für den richtigen Umgang mit den Projektbeteiligten als Individuen und als Team. So können Modelle zu Persönlichkeitstypen helfen, Verhaltensweisen zu erkennen, um gezielt, situativ und individuell zu handeln.
In IFM-Seminar Projektkommunikation lernen die Teilnehmer die Methoden, Werkzeuge und Vorgehensweisen kennen, die helfen, in Projekten erfolgreich und zielführend zu kommunizieren. Zielsetzung des Seminars ist die Stärkung und der Ausbau der vorhandenen Methodenkompetenz, der sozialen Kompetenz sowie der Führungskompetenz. Gemeinsam mit dem Dozenten beleuchten die Seminarteilnehmer intensiv die kritischen Erfolgsfaktoren in den einzelnen Projektphasen, lernen einen Kommunikationsplan zu erstellen, sowie die Ergebnisse aus der Verhaltens-, Motivations-, und Konfliktforschung zu nutzen.
Eine genaue Inhaltsbeschreibung des IFM-Seminars „Projektkommunikation“ sowie Seminarorte und -termine, finden Sie hier.
In diesem Kontext empfehlen wir zusätzlich folgende weiterführende IFM-Spezialseminare:
• Gewaltfreie Kommunikation nach Marshall Rosenberg
• Transaktionsanalyse
• Konfliktmanagement für Führungskräfte