Agiles Prozessmanagement: Ein Widerspruch in sich?

Kaum ein Begriff wird in der deutschen Business-Szene so oft verwendet wie „Agilität“. Nur die allgegenwärtige „Digitalisierung“ kann der Agilität den Rang ablaufen. Jetzt kommt jemand auf die Idee, Agilität und Prozessmanagement in einem Atemzuge zu nennen. Alles nur ein Hype oder ist etwas dran am agilen Prozessmanagement?

Wo liegt das Problem? Agilität und Prozessmanagement gegenübergestellt

Stellen wir die Adjektive „agil“ und „prozessorientiert“ nebeneinander, fällt auf, warum das Thema agiles Prozessmanagement Fragezeichen aufwerfen kann. Was verbinden wir mit agil und prozessorientiert?

Agilität und Prozessorientierung scheinen nicht nur unterschiedlich, sondern gegensätzlich zu sein. Prozessorientierung (klassisches Prozessmanagement) soll Geschäftsabläufe so weit, wie es geht, durchplanen und strukturieren. Fehler, Hindernisse und Probleme sollen beseitigt werden, damit das Unternehmen als Gesamtprozess möglichst reibungslos abläuft. Agilität hingegen ist vergleichbar mit Knete. Sie ist offen, leicht formbar und anpassungsfähig. Sie möchte sich Starrheit und Kontrolle widersetzen. Kann es hier überhaupt einen gemeinsamen Nenner geben?

Warum braucht das Prozessmanagement Agilität?

Die Herausforderung des klassischen Prozessmanagements kann so beschrieben werden: Unternehmen werden niemals ganzheitlich durchgeplant und optimiert werden können. Ein Grund ist der Faktor Mensch. Menschen sind es, die unbekannte Variablen in Geschäftsprozesse mit einbringen. Probleme in Unternehmen sind:

• Fehlendes oder fehlerhaftes Wissen
• Wünsche und Erwartungen (von Kunden, Auftraggebern, Prozessverantwortlichen) ändern sich
• Spontane Veränderungen der Anforderungen oder Ressourcen
• Überplanung von Prozessen
• Unerkannte Potenziale

Prozessmanagement, das zu starr arbeitet, ist zum Scheitern verurteilt. Kleine unvorhersehbare Veränderungen können zu Rückkopplungen im gesamten Prozessablauf führen und die Unternehmensziele in Gefahr setzen. Hier kommt das Konzept der Agilität mit ins Spiel. Agile Methoden und Prozesse sind adaptiv und reagieren schneller auf Veränderungen. Doch wie funktioniert das?

Agiles Prozessmanagement: Drei wichtige Erkenntnisse

1. Es gibt agile Prozesse und Routineprozesse

Der erste Schritt Richtung agiles Prozessmanagement beginnt mit der Einsicht, dass es unterschiedliche Prozesstypen gibt, die „von Natur aus“ agil oder routiniert sind. Es gibt überschaubare Unternehmensbereiche, die strengen Vorgaben unterliegen, in denen Routineprozesse zu Hause sind. In dynamischen und komplexen Bereichen können zu viele Regeln jedoch hinderlich sein. Genau hier fühlen sich jedoch agile Prozesse wohl. Sie kommen ans Ziel, indem sie Schritt für Schritt arbeiten und sich dem aktuellen Feedback anpassen:

Ein agiler Prozessmanager wird seine Prozessanalyse deshalb damit beginnen, agile und Routineprozesse zu identifizieren. Daraufhin kann er Ideen sammeln und planen, wie er mit beiden Prozesstypen in der Umsetzung umgehen soll.

2. Agile Prozesse und Routineprozesse können koexistieren

Agile Prozessmanager sollen Routineprozesse nicht in agile Prozesse umwandeln, sondern Geschäftsabläufe daraufhin untersuchen, ob sie agil oder routiniert sind. Falls agile Prozesse gefunden wurden, geht es anschließend darum, diesen den Entfaltungsraum zu geben, den sie brauchen. Die Spielregeln für routinierte Prozesse ändern sich jedoch nicht. Für sie läuft alles beim Alten. Das Ziel agilen Prozessmanagements ist eine Koexistenz von agilen und nicht-agilen Prozessen.

Was bringt das Ganze? Agile Prozesse, die wie Routineprozesse behandelt werden, sind verschenkte Potenziale. Agiles Prozessmanagement ist erfolgreich, weil es nicht nur einen, sondern zwei Wege zum Erfolg wählt.

3. Agiles Prozessmanagement ersetzt klassisches Prozessmanagement nicht, sondern ergänzt es

Was agiles Prozessmanagement nicht kann, das ist, alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens flexibel zu gestalten – das soll es auch gar nicht. Es kann immer nur eine Auswahl an Prozessen geben, die agil sind. Typisches Prozessmanagement bleibt als Gesamtrahmen, innerhalb dessen Raum für agiles Arbeiten geschaffen wird.

Agiles Prozessmanagement soll traditionelles Prozessmanagement nicht ersetzen, sondern ergänzen. Prozessmanagement wird nicht durch Agilität abgelöst, sondern agiles Prozessmanagement setzt Agilität dort frei, wo sie Nutzen bringt. Es geht also um eine Mischung aus klassischem Prozessmanagement und Agilität. Im Projektmanagement hat dieser Ansatz zur Entstehung des hybriden Projektmanagements geführt.

Drei Beispiele für agiles Prozessmanagement

1. KVP: KVP steht für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (jap. „Kaizen“). Das Prinzip ist simpel und effektiv. Kleine Schritte sollen zu einer nachhaltigen Verbesserung des Prozessablaufs im gesamten Unternehmen führen. Kein starrer Masterplan, der um jeden Preis erreicht werden muss, sondern Optimierung, die Schritt für Schritt erreicht wird. Prozess- und Qualitätsmanagement gehen Hand in Hand.
2. Scrum: Ein Scrum (dt. „Gedränge“) ist ein sich selbstorganisierendes Team, das möglichst regelfrei arbeitet. Es besteht aus einem Product Owner (dem Produktveranwortlichen), einem Scrum Master und dem eigentlichen Entwicklungsteam. Der Scrum Master agiert als Moderator der Entwickler. Das Ziel: Flexibilität, Kreativität und Produktivität optimieren. Scrum ist Erfolg durch Freiheiten.
3. Design Thinking: Ähnlich wie beim Scrum wird ein interdisziplinäres Team mit Köpfen aus unterschiedlichen Bereichen zusammengeworfen. Vielseitigkeit nach dem Motto „viele Augen sehen mehr als zwei“ soll Kreativität im Unternehmen freisetzen. Auf diese Weise können Kundenwünsche besser verstanden und die Produktentwicklung optimiert werden.

Wie gelingt Unternehmen der Schritt zum agilen Prozessmanagement?

Agilität muss gelernt sein

Besonders im Mittelstand suchen Unternehmen immer wieder nach neue Perspektiven, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Die Wirtschaft befindet sich auf einer agilen Welle, auf die viele aufspringen möchten. Dabei geht es jedoch nicht darum, Agilität über das Unternehmen zu stülpen, sondern sie dort freizusetzen, wo es möglich und angebracht ist.

Im Seminar Agiles Prozessmanagement geben wir einen umfassenden Einstieg in das Thema, damit Sie lernen, agile Prozesse zu identifizieren und strategisch in ein ganzheitliches Prozessmanagementsystem zu integrieren. Umsetzungsbeispiele aus der Praxis helfen Ihnen, typische KPI des agilen Prozessmanagements messen zu lernen.

Das Seminar wird in zwei Versionen angeboten. Im offenen Seminar profitieren Sie vom Austausch mit Vertretern aus anderen Unternehmen. Daneben bieten wir agiles Prozessmanagement auch als individuelles Firmenseminar an, wo Sie Lerninhalte mit Ihrem Dozenten auf Ihre spezifischen Wünsche zuschneiden können. Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne dazu, welche Option Ihnen und Ihrem Unternehmen die besten Erfolgschancen verspricht.

Sie sind Privatperson und auf der Suche nach einer Weiterbildung zum Prozessmanager?

Wir bilden in Zusammenarbeit mit der Deutsche Gesellschaft für Prozessmanagement e. V. zur/-m Zertifizierten Prozessmanager/-in DGP aus. Die Kursinhalte richten sich an den Anforderungen von Prozessmanagern in der Wirtschaftspraxis aus. Neben den Grundlagen des Prozessmanagements wird umfassend auf das Risikomanagement, Qualitätsmanagement und das Lean Management eingegangen. Außerdem werden Tools und Methoden des Six Sigma Yellow Belt thematisiert. Die Weiterbildung findet im Präsenzunterricht ab und umfasst einen Monat bzw. ca. 20 Arbeitstage.