4 einfache Prinzipien, um agiler zu werden

Agil, agiler, am agilsten.

Agiles Arbeiten ist in den schnelllebigen Zeiten der Digitalisierung in nahezu jedem Unternehmensbereich Thema. So entstehen völlig neue Unternehmensbranchen, -zweige und -methoden. Agiles Projektmanagement ist z. B. seit mehreren Jahren unser meist gebuchtes Seminar. Woher kommt dieses Interesse für Agilität? Steht ein überdrehter Agilitätswahn dahinter oder könnte jeder von uns eine Portion agiles Denken vertragen? Bevor jemand in agile Methoden, wie Kanban oder Scrum einsteigt und sich mit Fremdbegriffen überschlägt, empfehlen wir: Ein Blick auf vier grundlegende Prinzipien hinter dem Agilitäts-Begriff, die wirklich jeder verstehen und einsetzen kann.

Definition Agilität

Agilität ist ein Management-Konzept, das darauf beruht, aktiver, initiativer, flexibler und anpassungsfähiger auf Veränderungen um uns herum zu reagieren. Die Digitalisierung ist Quelle vieler Veränderungen, die z. B. Vorhersagen für die Zukunft schwieriger machen. 2001 hat eine Reihe renommierter ITler ein agiles Manifest mit Werten und Prinzipien für agiles Arbeiten festgeschrieben. Was für die Softwareentwicklung eingeführt wurde, hat sich im Laufe der Zeit auf die ganze Management-Welt ausgebreitet.

Agilität wird oft als Einstellung oder Mindset beschrieben. Die Frage, die mit der Digitalisierung jeden Tag aufs Neue auf uns zu kommt, ist: Was sollen wir tun, wenn sich alles um uns herum so schnell verändert? Die agile Antwort darauf ist: Frag doch einfach bei den Menschen um dich herum nach. Was sagen deine Kund*innen und Mitarbeiter*innen zu deinem Produkt? Feedback ist ein zentraler Begriff der agilen Denkweise, der sie vom klassischen nicht-agilen Arbeiten unterscheidet.

Was ist nicht-agil?

Klassische oder traditionelle Organisationsstrukturen ohne Agilität sind prozessorientiert und projektorientiert. Hier dreht sich alles primär um Planung. Wir neigen dazu, unsere Arbeit in Arbeitsschritten durchzuplanen und auf das Erreichen eines Ziels hinaus zu optimieren. Das Befolgen dieses Planes gibt uns nicht nur ein Gefühl der Sicherheit, sondern schafft in der Tat bewährte Erfolgsrezepte (sogenannte „best practices”). Wenn wir einen Plan finden, der funktioniert, wollen wir ihn immer wieder einsetzen.

Plangetriebenes Denken funktioniert jedoch nur solange, wie die Umgebung unserer Arbeit sich nicht all zu sehr verändert. Doch genau das ist in der Digitalisierung der Fall. Neue Technologien mit gravierenden gesellschaftlichen Folgen werden in immer kürzeren Intervallen entwickelt, wodurch sich Kundenwünsche viel rasanter verändern als früher und sich schließlich auch die Spielregeln für Unternehmen ändern, die ihre Prozesse und Mitarbeiter anders behandeln müssen. Klassisch organisierte Arbeitsprozesse sind sicher und stabil, aber haben den Nachteil, dass sie in dynamischen Umgebungen zu starr sein können.

Das Prozessmanagement und Qualitätsmanagement sind Beispiele für traditionelle, nicht-agile Unternehmensaufgaben. Doch auch hier sind agile Räume zu finden, wie wir in unserem Artikel Agiles Prozessmanagement – Brauchen wir noch Prozesse? zeigen.

Vier einfache Prinzipien für mehr Agilität

Wer agiler werden möchte, ist mit einem agilen Framework wie Scrum schnell überfordert. Wie der Begriff Framework schon sagt, ist Scrum ein ganzes Gerüst an Vorgehensweisen, die ein gesamtes Team oder sogar Unternehmen umkrempeln. Hinter jeder agilen Methode und jedem agilen Tool steckt jedoch dieselbe Philosophie. Die vier Werte des agilen Manifests sind ein guter Einstieg ins agile Denken:

Agilität ist nicht das Gegenteil von Prozessen, Dokumentation, Vertragsverhandlungen und Planung. Es legt lediglich den Schwerpunkt auf Menschen, funktionsfähige Produkte, Kundenorientierung und Reaktionsfähigkeit.

Agiles Arbeiten in der Praxis. Einige Beispiele

Die Grundgedanken der agilen Philosophie verstanden – alles klar und wie geht es weiter? Ein agile Coach würde einem Unternehmen raten: Schau dich einfach mal um. Was kannst du in deinem Job in deiner unmittelbaren Umgebung anders machen? Gibt es Möglichkeiten, deine Kunden zu deinem Produkt oder deiner Dienstleistung zu befragen? Gibt es Chancen in deinem Unternehmen, dich mit deinen Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen zum Kern deines Unternehmens besser auszutauschen und abzustimmen? Die agile Philosophie ist prinzipiell überall einsetzbar. Hier einige Beispiele:

• Agile Führungskraft: Führungskräften kommt beim agilen Arbeiten eine wichtige Funktion zu. Sie nehmen immer stärker die Rolle als Coach im Unternehmen ein. Wichtige Führungskompetenzen sind heute, über sich selbst zu reflektieren und zu verstehen, die eigenen Mitarbeiter zu motivieren und ihnen ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln. Auch Feedback-Gespräche gehören zu den Stärken einer modernen Führungskraft. Agile Leadership hilft Entscheidern, agile und selbstbestimmte Teams zu führen.
  
  
• Agiles Personalmanagement: Das Personalmanagement bringt durch die enge Verzahnung mit der Führungsebene wichtige Impulse für Veränderungen. Ein Beispiel für agiles Personalmanagement ist eine offene Fehlerkultur zu schaffen. Viele Unternehmen führen dazu einen „Failure Friday” ein, an dem sie bei einem Meeting offen über persönliche Misserfolge in der Woche sprechen. Das streckt nicht nur die Lachmuskeln, sondern öffnet die Synapsen für neue Ideen. Agiles Personalmanagement soll Teambuilding betreiben, Mitarbeitern Hürden in der täglichen Arbeit nehmen und ihr bestmögliches Potenzial entfalten. Das beginnt z. B. beim positiven Umgang mit Fehlern.
  
  
• Agiles Projektmanagement: Kanban ist eine unkomplizierte agile Methode, um Aufgaben im Projektteam besser zu verteilen. Alle Aufgaben werden in einer Tabelle in (mindestens) die Spalten „To Do – Doing – Done” eingeteilt. Mitarbeiter ziehen sich ihre Aufgaben selbstorganisiert von der Tafel und sehen jederzeit, wer an welcher Aufgabe beschäftigt ist. Was bringt das Ganze? Wenn es z. B. zum Aufgabenstau kommt, können sich Mitarbeiter gegenseitig aushelfen. Kanban stärkt den Teamgedanken und verkürzt die Durchlaufzeiten bei Aufgaben. Die Methode Kanban stammt aus dem Prozessmanagement, kann aber überall eingesetzt werden. Deshalb ist die Einteilung in agil und klassisch auch gar nicht so wichtig, wie man denkt. So macht es zum Beispiel Sinn vom hybriden Projektmagement zu sprechen.
  
  
• Agiles Organisationsmanagement: Agiles Organisationsmanagement ist das Wohl größte Vorhaben für alle Agilitäts-Interessierten. Eine klassische Organisation auf eine agil ausgerichtete umzustrukturieren, passiert nicht von heute auf morgen. Die beliebteste, aber auch aufwändigste agile Methode ist Scrum. Das agile Umdenken muss hier bis in die Adern des Unternehmens gehen. Ohne eine überzeugte Führungsebene funktioniert das nicht. Diese ist es schließlich, die Verantwortung nach unten weitergibt. Das erfordert Vertrauen in das eigene Team. Doch die Mühe kann sich lohnen.
  
  
• Agiles Marketing: Anstatt viel Zeit und Stress mit einen durchgeplanten Redaktionsplan für die nächsten Monate zu verbringen, warum nicht kurzfristiger für die nächsten 3-4 Wochen planen? Der Vorteil: Die Themenauswahl kann sich leichter an aktuelle Trends ausrichten. So bleibt der Content frisch.

Vorteile des agilen Arbeitens

• Teamgedanke wird gestärkt: Mehr Transparenz und Vertrauen im Team
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Fehler werden früh erkannt
• Weniger Zeitaufwand für Planung
• Schnellere (kurzfristige) Ergebnisse
• Mehr Fokus auf Kundenzufriedenheit

Nachteile des agilen Arbeitens

• Umdenken erforderlich (Wozu etwas ändern, wenn es bisher gut läuft?)
• Fordert mehr Eigenverantwortung von allen Involvierten
• Prozesse und Organisationsstrukturen müssen immer wieder hinterfragt werden

„Agil oder nicht-agil, das ist hier die Frage“ 

Die Beschäftigung mit agilem Management sollte nicht dazu führen, sofort und überall agil zu werden. Das ist gar nicht möglich. Die Auseinandersetzung mit agilen Arbeitsformen trainiert unser Verständnis dafür, wo Agilität im Unternehmen eingesetzt werden kann, um klassisches Arbeiten zu ergänzen und neue Potenziale freizusetzen. Es geht darum, zeitgemäße Lösungen für aktuelle Probleme zu finden, die mit konservativen Mitteln nicht länger bestmöglich erfüllt werden. Agilität ist nicht die Antwort auf alle Fragen. Bewährte Wege in stabilen Umfeldern können ihre Daseinsberechtigung haben, die auf keinen Fall agil(er) werden sollte. Doch die Antworten sind für jedes Unternehmen individuell. Deshalb müssen sich die Menschen in Unternehmen immer wieder neues Wissen aneignen.

Seminare im Bereich Agilität

• Seminar Agiles Arbeiten
• Seminar Agiles Leadership – Führung neu denken
• Agiles Personalmanagement
• Seminar Agiles Organisationsmanagement
• Agiles Projektmanagement
• Hybrides Projektmanagement
• Kanban im Projektmanagement
• Kanban in der Logistik
• Design Thinking
• Agiles Prozessmanagement

Sie haben Seminarideen?

Sie vermissen Ihren Unternehmensbereich im agilen Arbeiten? Zu welchem Thema würde Sie ein ein- bis zweitägiges Seminar interessieren? Schicken Sie uns Ihre Ideen an info@ifm-business.de.