Was ist Lean Management? Definition und Methoden

Weniger ist mehr

Ist es möglich, dasselbe Ergebnis mit weniger Arbeit zu schaffen – ohne an Qualität zu verlieren? Lean Management soll das möglich machen. Das Konzept „schlankes Management“ folgt einer einfachen Überzeugung: Es gibt immer einen Weg, eine Aufgabe besser und schneller zu erledigen. Warum? Weil niemand von uns perfekt ist. Wir alle machen Fehler – das ist menschlich.

Lean Management sieht Fehler als Chance zur Verbesserung. In den Prozessen von Mitarbeitern, Teams, Führungskräften und Unternehmen sind überall „versteckte Potenziale“ zu finden. Anstatt uns gegenseitig auf die Finger zu hauen, heißt es, aus Problemen zu lernen. Der Lean-Management-Ansatz besteht aus Prinzipien, Methoden und vor allem einem Umdenken im Unternehmen, mit dem wir unsere Prozesse aufräumen können. Weniger Input, dafür durchdachter.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Lean Management? Eine Definition
• Erfolge durch Lean Management
• Verschwendung vermeiden – aus Sicht des Kunden und des Unternehmens
• Prinzipien im Lean Management – Auf dem Weg zur schlanken Organisation
• Methoden im Lean Management
• Wo kann Lean Management eingesetzt werden?
• Schlanke Prozesse. Dicke Erfolge. Fit für Lean Management
  
  

Was ist Lean Management? Eine Definition

Lean Management ist eine Management-Philosophie mit Prinzipien und Methoden, um Prozesse effizienter zu organisieren. Effizient bedeutet, dass wir ein Ziel mit möglichst wenig Aufwand erreichen. Das Lean Management setzt dabei auf die Minimierung von Verschwendung, um Kosten zu reduzieren, Prozessabläufe in der Wertschöpfungskette zu verkürzen und Fehler zu vermeiden – bei gleichzeitigem Streben nach bestmöglicher Qualität.

Lean Management beginnt als prozessorientierter Ansatz damit, genau auf die Geschäftsabläufe zu schauen und nach Verbesserungsmöglichkeiten in der eigenen Arbeit zu suchen. Doch wer entscheidet eigentlich, was Verbesserung und Verschwendung ist? Nicht nur das Unternehmen selbst, sondern der Kunde. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess im Lean Management ist von Grund auf kundenorientiert. Deshalb beginnen und enden die Grundprinzipien und Methoden des Lean Managements immer beim Kunden.

Haben Sie auch eine „Effizient-Effektiv-Schwäche“? Hier eine Eselsbrücke:

„Effizient“ und „effektiv“ sind Synonyme für „wirksam“ und beschreiben, wie gut wir an ein Ziel gelangen. Doch der Maßstab ist ein anderer. Mit effizient meinen wir, dass der Input für das Erreichen eines Ziels möglichst gering ist. Je weniger Energie wir hineinstecken müssen, um das Ergebnis zu erreichen, desto effizienter ist unsere Arbeit. Effektiv ist dagegen alles, solange es ein gewünschtes Ziel erreicht. Für Effektivität ist der Weg nicht wichtig, nur dass wir ans Ziel gelangen.

Beispiele:

• 10 Minuten U-Bahn-Fahren ist effizienter als 45 Minuten zu laufen.
• Wenn eine Medizin mich gesund macht, dann ist sie effektiv.

Erfolge durch Lean Management

Lean Management bedeutet Fokus auf das Wesentliche. Eine schlanke Organisation kann viele positive Effekte haben:

• Abbau überflüssiger betrieblicher Bürokratie
• Aufbrechen „verkrusteter“ Unternehmensstrukturen
• Verbesserung der Produkt- und Dienstleistungsqualität
• Reduzierung von Fehlern in Prozessabläufen
• Steigerung der Kunden- und Mieterbeiterzufriedenheit
• Reduzierung von Lagerbeständen im Bereich Logistik und Produktion

Verschwendung vermeiden – aus Sicht des Kunden und des Unternehmens

Ein zentraler Aspekt des Lean-Denkens ist es, Verschwendungen jeder Art zu vermeiden. Verschwendung ist all das, was keinen Beitrag zum Wert des Produktes oder der Dienstleistung bringt. Mit Wert meinen wir schlichtweg: „Wofür ist der Kunde bereit, Geld zu bezahlen?“. Wert und Verschwendung von Wert ist überall zu finden: bei Mitarbeitern, der Technik, unseren Methoden, der Arbeitszeit, unseren Arbeitsmitteln, dem Arbeitsplatz etc.

Beispiele für Verschwendung im Unternehmen

• Überproduktion: In der Produktion werden Produkte auf „auf Lager“ hergestellt, für die noch keine Aufträge vorliegen. Hinter scheinbar guter Vorarbeit können unnötige Kosten stehen.
  
  
• Wartezeiten: Der Kunde wartet zu lange auf sein Angebot und entscheidet sich für die Konkurrenz, die schneller reagiert hat. Ein Bewerber wartet zu lange auf eine Rückmeldung vom Unternehmen. Der Mitarbeiter wartet auf die Entscheidung des Vorgesetzten, um weiterarbeiten zu können.
  
  
• Fehler am Produkt: Das ausgelieferte Produkt erfordert Nachbearbeitung aufgrund von Mängeln? Vergeudung von Ressourcen und Kosten, die dem Kunden keinen Vorteil geben.
  
  
• Ungenutzte Kreativität der Mitarbeiter: Mitarbeiter sind direkt in Prozesse involviert und damit näher am Kunden dran. Bei unternehmerischen Entscheidungen werden sie jedoch oft nicht gehört. Unternehmen können viel mehr auf das Know-how und die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter setzen. Jeder Mitarbeiter kann überraschen, wenn er die Chance erhält.

Prinzipien im Lean Management – Auf dem Weg zur schlanken Organisation

Wie schaffen wir es, Verschwendung in unserer Arbeit zu minimieren? Jede Problemlösung im Sinne der Lean-Philosophie beginnt mit der Ermittlung von Zahlen, Daten und Fakten. Für Meinungen, Vermutungen und unbegründete Aussagen gibt es keinen Platz. Die Analyse anhand objektiver Fakten zeigt z. B. auf, wo es im Prozessablauf zum Stau kommt. Wo entsteht ein Flaschenhals, der „den Flow“ unterbricht? Dies ist eine wertvolle Information, um die Prozesskette zu optimieren.

Folgende Grundprinzipien des Lean Managements können unterschieden werden:

• Den Wert des Produktes aus Sicht des Kunden präzise beschreiben.
• Den gesamten Wertstrom (Was passiert wo wie lange?) des Produktes identifizieren.
• Einen Strom (Flow) des Wertes ohne Unterbrechung schaffen.
• Kunden ziehen (Pull) den Wert. Produziert wird, wenn die Nachfrage da ist.
• Nach Perfektion streben. Der Lean-Management-Prozess hört nie auf.

Methoden im Lean Management

Lean Management ist pragmatisch und nutzt alles, was die Ziele unterstützt und bei der Beseitigung von Verschwendung oder der Lösung von Problemen nützlich ist. Wer Lean Management auf die Methoden und Werkzeuge reduziert, begeht einen Kardinalfehler.

Praxisbuch Lean Management: Der Weg zur operativen Excellence von Pawel Gorecki, Peter R. Pautsch

Methoden sind für viele Menschen praktische Handlungsanleitungen, die scheinbar „die eine Lösung“ auf ein Problem präsentieren. Jede Methode sollte jedoch als ein Werkzeug betrachtet werden, das sich in unterschiedlichen Situationen beweisen kann. Es gibt eine „Tool-Box“ im Lean Management, aus der wir schöpfen können. Es gibt jedoch nicht das eine Tool für alle Probleme. Das haben wir auch in unserem Artikel „Hybrides Projektmanagement: Definition und Methoden von traditionell über agil bis hybrid“ gezeigt. Hier sind einige Beispiele für Lean Management:

Wertstromanalyse / Value stream mapping (VSM)

Die Wertstromanalyse wird zur Visualisierung von Material- und Informationsflüssen in einer Organisation eingesetzt. Sie dient als „Landkarte der Arbeit“, um wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Prozesse sichtbar zu machen. Diese Analyse kann als Grundlage des Lean Managements betrachtet werden. Wer Prozesse verbessern möchte, muss wissen, womit er es zu tun hat. Eine Prozesskarte erlaubt es, uns einen Überblick zu verschaffen, Fehler zu identifizieren und erste Schlussfolgerungen zu ziehen. Die Grafik zeigt eine vereinfachte Darstellung. Eine Wertstromanalyse nutzt unterschiedliche Symboliken und kann viel komplexer sein. Heute gibt es professionelle Tools, die beim Erstellen einer Prozesskarte helfen.

Der PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus oder auch Demingkreis beschreibt ein Management-Prinzip, dem jeder von uns bewusst oder unbewusst im Alltag folgt. Wenn wir etwas schaffen wollen, folgen wir intuitiv den Phasen: „Plan – Do – Check – Act“. Beim Einkauf planen wir mit einer Einkaufsliste, wir laufen zum Supermarkt und überprüfen zu Hause unsere Einkäufe. Haben wir vergessen, Brot zu kaufen, müssen wir handeln: Noch einmal losgehen oder unseren „Fehler“ morgen beheben? Diesem „Rezept“ folgen viele Managementsysteme. Der PDCA-Zyklus ist „lean“, weil wir mit jedem Durchgehen etwas Neues dazu lernen, um unsere Prozesse zu verfeinern. In einem Unternehmen oder einem Arbeitsbereich können wir mit jedem Durchlauf neue, verbesserte Standards definieren und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einleiten.

• Infografik: Der PDCA-Zyklus im Qualitätsmanagement

5S-Methode

Wer kennt das Problem nicht? Ein unordentlicher Arbeitsplatz sorgt für Unordnung im Kopf und behindert uns bei der Arbeit. Nach der 5S-Methode sorgt ein sauberer, aufgeräumter, gut organisierter und standardisierter Arbeitsbereich zu besseren Ergebnissen. Die 5S-Methode schafft schlanke Unternehmensprozesse in fünf Schritten: 1. Sortieren, 2. Systematisieren, 3. Säubern, 4. Standardisieren und 5. Selbstdisziplin. Sie eignet sich, um den Fokus auf das Wesentliche zu gewinnen, das persönliche Zeitmanagement zu verbessern und kann hervorragend in Vorbereitung auf den PDCA-Zyklus eingesetzt werden.

Hansei

Hansei ist ein wichtiger Begriff in der japanischen Kultur, der auf Deutsch „Selbst-Reflexion“ bedeutet. Die Hansei-Philosophie betrachtet Selbstreflexion als notwendig, um eigenes Fehlverhalten anzuerkennen und sich zu bessern. Ganz nach dem Motto „Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung.“ In der Praxis gehört zu Hansei z. B. das Problem zu erkennen, die persönliche Verantwortung zu akzeptieren, das emotionale Verpflichtungsgefühl (den Fehler nicht auf andere schieben) und ein „Versprechen“ zur Besserung. Hansei dient weniger als Prozessmethode, sondern eher als Soft Skill für besseres Selbstmanagement. Die besten Erfolgserlebnisse sind bei Führungskräften zu erwarten, die Hansei folgen, ihren Mitarbeitern vorleben und so die Unternehmenskultur positiv beeinflussen.

Kanban

Kanban ist eine beliebtes Beispiel für agiles Arbeiten. Die Methode hat seinen Ursprung wie das Lean Management beim japanischen Unternehmen Toyota. Kanban bedeutet „Karte“ oder „Tafel“ – und in der Tat brauchen wir auch nicht mehr, um die Methode anzuwenden. Alle Aufgaben – ob persönliche oder die eines Teams – werden in einzelnen Karten in mindestens 3 Spalten unterteilt: „Was muss getan werden?“, „Was wird gerade bearbeitet?“ und „Was ist fertig?“. Der nächste Schritt im Kanban ist das Pull-Prinzip: Mitarbeiter können selbst entscheiden, welche Aufgaben sie erledigen möchten und sich diese eigenverantwortlich von der Kanban-Tafel ziehen. Entsteht irgendwo ein Aufgabenstau, wird dieser sofort sichtbar und Mitarbeiter können sich gegenseitig helfen. Kanban hilft, Prozesse zu visualisieren und zu verbessern. Eine Methode, in die man einfach einsteigen kann, mit der aber auch sehr viel möglich ist.

Poka-Yoke

Poka-Yoke ist eine weitere japanische Lean-Methode, die wörtlich „unglückliche Fehler vermeiden“ bedeutet. Das Ziel von Poka-Yoke ist es, Fehler am fertigen Produkt zu vermeiden, indem menschliche Fehler bereits im Voraus beseitigt werden – durch Technik. Ein simples Beispiel aus dem Alltag ist die Kindersicherung an einer Steckdose. Das „technische Stoppschild“ kennen wir auch aus anderen Bereichen. Beim Ausfüllen eines Online-Formulars poppt eine Fehlermeldung auf, wenn eine wichtige Information des Nutzers fehlt – die automatische Fehlermeldung verhindert, dass der Kundenauftrag unnötig in die Länge gezogen wird, weil die Informationen im Nachhinein hinterfragt werden müssen. Auch mit Poka-Yoke sind kreative Ideen möglich, die über die Fertigungsbranche hinausgehen und sich im Bereich Dienstleistungen, IT und Marketing beweisen können. Fragen Sie sich: Wo behindern ungewollte Kundenfehler den Workflow?

Weitere Methoden und Instrumente im Bereich Lean Management

• Kaizen / KVP
• Muda, Mura, Muri (Toyota 3M Modell)
• Jidoka
• Hoshin Kanri
• Gemba
• Six Sigma (Lean Six Sigma)
• Total Quality Management (TQM)
• Total Productive Maintenance (TPM)
• A3-Report
• 8D-Bericht

Wo kann Lean Management eingesetzt werden?

Der Ursprung der „Lean-Philosophie“ liegt im Bereich Logistik- und Produktionsmanagement. Ende der 40er Jahre setzte Toyota die Lean Production ein, um Prozesse zu streichen, die keinen Wert für das Endprodukt haben. Mit dem historischen Hintergrund erklären sich auch die japanischen Namen vieler Lean-Management-Methoden.

Seither hat sich Lean-Denken auf andere Länder und Branchen ausgebreitet. Viele Methoden sind im Projektmanagement und im Prozess- und Qualitätsmanagement verbreitet. Warum auch nicht lean im Office sein? In der Büroarbeit gibt es unzählige Zeitfresser, auf die wir täglich hineinfallen. Lean Management ist erfolgreich, weil es prinzipiell überall in Unternehmen eingesetzt werden kann.

Schlanke Prozesse. Dicke Erfolge. Fit für Lean Management

Die Einführung einer lean Organisation in einem Unternehmen kann in der Praxis spannend, aber auch herausfordernd sein. In unseren Seminaren vermitteln wir Wissen für den praktischen Einstieg in Lean Management. Damit legen Sie den Grundstein, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen anzugehen. Entscheidend ist dabei, dass es kein allgemeingültiges Rezept für jedes Unternehmen gibt. Es geht um das Hineindenken in und das Kennenlernen des Lean Managements, um im nächsten Schritt, diejenigen Methoden einzusetzen, die zum eigenen Unternehmen, Team und persönlichen Stil passen. Dafür arbeiten wir mit Trainer*innen zusammen, die ihr Expertenwissen im Lean-Denken an Lernhungrige in Präsenzseminaren vermitteln – von der Praxis für die Praxis.

Seminare im Lean Management

• Seminar Lean Management: Sie möchten Lean Management in der Praxis anwenden? Unser Seminar gibt einen kompakten Einstieg und Überblick von A bis Z.
  
  
• Lean Projektmanagement: Das Lean Management kann im Projektmanagement neue Wege der Verbesserung und Kundenorientierung freisetzen. Unser Seminar zeigt Ihnen, welche Lean Skills im Projektmanagement zählen.
  
  
• Seminar Prozessmanagement: Wer Interesse am Lean Management hat, braucht die Grundlagen im Prozessmanagement. Unser Seminar richtet sich an Fach- und Führungskräfte, die eine praxisorientierte Einführung in das Thema suchen.
  
  
• Seminar TQM – Total Quality Management: Wie baut ein Unternehmen ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem auf? Das Total Quality Management ist eine vertiefende Lean-Management-Methode, mit der Sie Ihre Prozesse einer Sache widmen: der kontinuierlichen Verbesserung der Qualität.
  
  
• Seminar Six Sigma – Yellow Belt: Six Sigma ist eine Methode des Qualitätsmanagements, die im Herzen „lean“ ist. Prozessverbesserungen werden hier durch einen statistischen Ansatz erreicht.
  
  

Weiterbildung im Lean Management für Privatpersonen

• Lean Management und Six Sigma Green Belt / TÜV: Die Kombination der Lean-Philosophie mit Six Sigma ist eine innovative und zukunftssichere Weiterbildung für Menschen, die sich im Bereich Prozessmanagement und Qualitätsmanagement weiterentwickeln möchten.
  
  
• Zertifizierte/-r Prozessmanager/-in DGP: Sie haben Geschmack dafür gefunden, das Beste aus Prozessen herauszuholen? Wir bilden in Kooperation mit der „Deutschen Gesellschaft für Prozessmanagement“ Interessierte zu Prozessmanagern weiter.