Wie arbeiten Projektmanager? Eine Einführung
Kein Weg im Unternehmen führt am Projektmanager vorbei. Das Projektmanagement (PM) gehört zu den wichtigsten Unternehmensbereichen, da die Planung, Organisation und Steuerung von Projekten überall benötigt wird. Wer auf dem Arbeitsmarkt auffallen möchte, kann sich verschiedene Strategien überlegen. Unser Tipp ist, sich in einem Beruf weiterzubilden, der in jedem Unternehmen gebraucht wird: dem Projektmanager. Doch was bedeutet es, ein Projektmanager zu sein? Welche Tätigkeiten sind mit dem Projektmanagement verbunden? Wir klären die Grundbegriffe.
Überblick:
- Was ist ein Projekt?
- Projekt vs. Prozess
- Was ist Projektmanagement?
- Klassische Projektphasen
- Was muss ich als Projektmanager können?
Was ist ein Projekt?
Der Begriff „Projekt“ wird heute oft inflationär gebraucht. Überall wird vom Projektleiter und Projektmanager gesprochen. Irgendwie ist alles ein Projekt, oder? Die DIN 69901-5:2009 definiert ein Projekt als
„Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist (…).“
Ein Projekt ist eine abgeschlossene Einheit, in der ein bestimmtes Ziel unter vorgegebenen Randbedingungen erreicht werden soll. Diese Randbedingungen können Vorgaben zu der Zeit, zu den Ressourcen (z. B. Personal oder Finanzierung) oder zur Qualität des geplanten Projektes sein.
Der Grund, weshalb alles wie ein Projekt erscheint, ist, dass in gewisser Weise auch vieles ein Projekt ist. „Projekt“ ist ein allgemeiner Begriff für eine Organisationseinheit im Unternehmen. Diese brauchen wir und müssen wir uns im alltäglichen Geschäft im Detail anschauen, um voran zu kommen. Andernfalls sind wir mit der Komplexität der Unternehmensprozesse überfordert, weil wir den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen. Wir bearbeiten kleine Ziele (Projekte), um ein großes (Unternehmens-)Ziel zu erreichen.
Exkurs: Ist alles ein Projekt?
Der Philosoph Byung-Chul Han spricht sogar davon, dass der Mensch selbst sich zunehmend von einem Subjekt zu einem Projekt entwickle. Das liege daran, dass wir in Zeiten der Digitalisierung so viele Freiheiten haben, dass wir uns selbst immer wieder neu entwerfen und erfinden müssen. Es reiche nicht mehr aus, ein „Ich“ zu sein, sondern wir sind stets gefordert, flexibel zu sein. Das zeigt, was sich alles hinter einem kleinen Begriff wie Projekt versteckt.
Projekt vs. Prozess
Das Prozessmanagement steht mit allen Unternehmensbereichen in Verbindung, so auch mit dem Projektmanagement
Eigentlich können wir nicht über Projekte sprechen, ohne Prozesse zu erwähnen. Beide Begriffe werden oft fälschlicherweise als Synonyme benutzt. Prozesse sind die wiederholbaren Geschäftsabläufe in einem Unternehmen, also die kleinste Einheit, über die wir sprechen können. Jeder Kontakt mit einem Kunden, zwischen Mitarbeitern, jedes Telefonat und jede E-Mail ist ein Prozess. Ein Projekt ist dabei, wie wir bereits gelernt haben, ein einzigartiges Vorhaben. Ein Projekt könnte sein, die Kundenzufriedenheit im Unternehmen zu steigern. Für den Projektmanager geht es hierbei darum, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Die Erkenntnisse aus der Durchführung und des Abschlusses des Projektes können genutzt werden, um die Geschäftsprozesse für die Zukunft zu optimieren. Der Projektmanager kann zum Ergebnis kommen, dass Telefongespräche ein entscheidender Faktor für die Kundenzufriedenheit sind. Der Prozessmanager kann dies nutzen, um diesen Geschäftsablauf zu optimieren. So mündet das Projektmanagement im Prozessmanagement.
Kurz gefasst: Projekte sind einzigartig und zielen auf ein Ergebnis ab, Prozesse sind wiederholbar und zielen auf Optimierung ab.
Was ist Projektmanagement?
Definition Projektmanagement
Unter Projektmanagement verstehen wir die Führung, Organisation und Koordination eines Projektes. Der Zweck des Projektmanagements: Durchdacht, strukturiert und kontrolliert in einer bestimmten Zeit ans Ziel zu kommen. Als Projektmanager haben wir die Zügel in den Händen. Ein Beispiel:
- Unternehmensziel: Ein mittelständisches Unternehmen hinkte bisher in der Digitalisierung hinterher und möchte über das Internet neue Kunden gewinnen.
- Projekte: Um das Unternehmensziel zu erreichen, werden einzelne Projekte in Angriff genommen, wie der personelle Ausbau, die Weiterentwicklung des Online-Auftritts, die Nutzung von Social Media (Facebook, Twitter, Xing etc.) und eine Strategie für die Suchmaschinenoptimierung (SEO) etc.
- Aufgaben für das Projektmanagement: Wie lange soll die Weiterentwicklung der Website dauern? Welche Kosten kommen bei der Realisierung der technischen und gestalterischen Anforderungen auf? Reicht ein 1-Mann-Social-Media-Team? Soll bezahlte Online-Werbung, also Suchmaschinen- oder Social-Media-Marketing eingesetzt werden? etc.
Agiles und hybrides Projektmanagement
Agilität ist ein wichtiges Thema, das die Arbeitswelt angesteckt hat. Projektmanager sollten nicht nur klassische Vorgehensmodelle des Projektmanagements kennen, sondern mit dem agilen Projektmanagement vertraut sein. Agil zu sein bedeutet, eine gewisse Grundhaltung anzunehmen, die Teamwork und Kundenwünsche vor einen perfekten Plan stellt. Diese Philosophie wird in agilen Methoden wie Scrum, Kanban oder Design Thinking eingesetzt.
Ein spannender Trend ist auch im hybriden Projektmanagement zu beobachten, das traditionelle und agile Methoden miteinander vermischt und kombiniert. Das Konzept dahinter: Das strukturierte klassische Projektmanagement und das trendige agile Projektmanagement haben gleichermaßen ihre Stärken. Projektmanager sollten die besten und innovativsten Wege finden, um Projekte zum Erfolg zu führen. Hybrides Projektmanagement vereint die Stärken beider Welten miteinander.
Es bietet sich an, mit dem klassischen Projektmanagement anzufangen, dann ins Thema Agilität einzusteigen und sich schließlich im hybriden Projektmanagement weiterzubilden.
Klassische Projektphasen
Projektmanagement ist heute eine Wissenschaft für sich. Es gibt standardisierte Verfahren und Methoden, die eingesetzt werden können, um Projekte zu meistern. Üblicherweise werden drei Projektphasen unterschieden:
Drei Projektphasen, die auf jeden Projektmanager zukommen
1. Projektdefinition
Hier steckt das Projektmanagement noch in den Kinderschuhen. Der Projektleiter und die Projektmanager entwickeln eine Idee, evaluieren ihre Umsetzung und planen Termine, Kosten und Risiken ein. Wichtig beim Projektstart ist es, ein klares Ziel zu bestimmen und zu präzisieren.
2. Projektdurchführung
In der Praxis ist jedes Projekt einzigartig, dennoch gibt es bei der Projektdurchführung immer wieder dieselben Herausforderungen, auf die sich Projektteams vorbereiten können. Ein Beispiel: Jedes Projekt steht und fällt mit der Kommunikation im Team. Für den Projektleiter und die Teammitglieder heißt das, gemeinsam anzupacken und offen zu kommunizieren.
3. Projektabschluss
Zum Projektabschluss gehört es, die Projektergebnisse zu evaluieren, um Erfahrungen für das nächste Projekt zu sichern. Eine Lehre aus den ersten großen Projekten, an denen man mitwirken kann, ist, dass am Ende doch vieles ganz anders wird. Vor allem zum Ende des Projektes hin liegen die Nerven oft blank. Hier heißt es für Projektmanager, einen kühlen Kopf zu bewahren.
Was muss ich als Projektmanager können?
In der Praxis müssen Projektmanager und Projektleiter einige Kompetenzen mit sich bringen. Neben theoretischen Grundlagen im Projektmanagement sind EDV-Kenntnisse gefragt. Typische Programme im Projektmanagement sind Mind Map, MS PowerPoint und MS Project. Eine entscheidende Rolle spielt Kommunikation, was sich spätestens dann zeigt, wenn ein Problem im Projektverlauf aufkommt – und das passiert in jedem Projekt. Projekte werden außerdem von Soft Skills getragen. Soft Skills sind persönliche, methodische und soziale Kompetenzen. Projekte fallen und stehen mit Teamwork – deshalb sind solche Fähigkeiten so wichtig. Projektleiter und Projektmanager, die auch auf der unteren Managementebene agieren, sollten zudem Führungskompetenzen besitzen. Es gibt besondere Bedingungen für erfolgreiche Führungskräfte. Mitarbeiterführung kann trainiert und geschult werden.
Lesetipp: Managementkompetenzen – Gute Führungskräfte braucht das Land – 6 Tipps
Trotz der vielen Anforderungen an Projektmanager hat das Berufsbild einen riesigen Vorteil. Projektmanager können viele Erfahrungen branchenungebunden einsetzen. So wie der Begriff Projekt, so ist auch der Projektmanager vielseitig einsetzbar. Entscheidend sind die Kompetenzen, die er mitbringt. Die perfekte Gelegenheit für Generalisten und Quereinsteiger.
Seminare im Projektmanagement für Firmen
Mehr vertiefende und spezifische Seminare für Projektmanager sind in unserer Rubrik Projektmanagement zu finden.
Weiterbildungen im Projektmanagement für Privatpersonen
Wer sich in der Beschreibung des Projektmanagers wiederfindet und im Projektmanagement einsteigen möchte, dem empfehlen wir unsere Weiterbildung Zertifizierte/-r Projektmanager/-in / TÜV. Die Weiterbildung bietet sich außerdem für viele spannende Kombinationen an, wie Projektmanagement und Prozessmanagement oder auch in Verbindung mit Eventmanagement. Wir arbeiten wirtschaftsnah mit Experten, die wissen, was Unternehmen suchen. Gepaart mit der Präsenzlehre in unseren Seminaren werden Teilnehmer in unseren Weiterbildungen direkt in das Geschehen im Projektmanagement eingeführt. So finden Interessenten eine passende Qualifikation, die dem Lebenslauf das gewisse Etwas gibt.