Personalsachbearbeiter:in – eine Schlüsselrolle im Personalmanagement
Mehr als Sachbearbeitung
Personalsachbearbeiter:innen tragen eine zentrale Funktion im Personalwesen. Sie übernehmen vor allem administrative Aufgaben, ohne die ein reibungsloses Personalmanagement in keinem Unternehmen möglich wäre. Darüber hinaus unterstützen sie jedoch je nach Unternehmen alle möglichen Bereiche des Personalmanagements.
In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben, Fähigkeiten und beruflichen Perspektiven in der Welt der Personalsachbearbeitung.
Inhalte auf einen Blick
- Was machen Personalsachbearbeiter:innen?
- Aufgaben als Personalsachbearbeiter:in
- Lohn- und Gehaltsbuchhaltung – ein Schwerpunkt der Sachbearbeitung
- Was müssen Personalreferent:innen können? Wichtige Fähigkeiten
- Einstieg in den Beruf
- Gehalt als Personalreferent:in
- Berufliche Perspektiven
- Weiterbildung in der Personalsachbearbeitung – jetzt zum Karrierestart
Was machen Personalsachbearbeiter:innen?
Personalsachbearbeiter:innen sind für die Administration im Personalwesen zuständig. Die Personaladministration umfasst verwaltende Aufgaben, weshalb sie auch als Personalverwaltung bezeichnet wird. Hier kümmern sich Personalsachbearbeiter:innen z. B. um die Pflege von Personalakten, die Erstellung von Arbeitsverträgen und die Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Sie agieren außerdem als Ansprechpersonen für Führungskräfte und Mitarbeitende, wenn es um personalrelevante Fragen geht.
Die Personalsachbearbeitung hat eine unterstützende und zuarbeitende Rolle im Personalbereich. Sie umfasst grundlegende HR-Tätigkeiten, die in jeder Organisation gebraucht werden und unabhängig von der Branche sind. Das Berufsbild „Personalsachbearbeiter:in“ eignet sich damit für den Einstieg und Quereinstieg in das HR-Management und bietet weitere berufliche Entwicklungsmöglichkeiten z. B. als Personalreferent:in oder HR-Manager:in.
Aufgaben als Personalsachbearbeiter:in
Der Arbeitsalltag von Personalsachbearbeiter:innen ist vielfältig und umfasst unter anderem:
- Pflege von Personalakten
- Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Erstellung von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen
- Verwaltung von Bescheinigungen sowie Urlaubs- und Krankheitszeiten
- Koordination von Weiterbildungen und Dienstreisen
- Interne Beratung zu arbeitsrechtlichen Themen, wie Gehaltsabrechnung, Elternzeit oder Mutterschutz
- Korrespondenz mit Behörden, Krankenkassen und anderen Institutionen
- Bewerbungsmanagement, z. B. Bearbeitung von Bewerbungen und administrative Abwicklung von Einstellungen
- Mitwirkung in Personalprojekten
Personalsachbearbeiter:innen können je nach Bedürfnissen des Unternehmens unterschiedliche Schwerpunkte haben und überall im Personalmanagement unterstützen, z. B. in der Personalplanung, im Recruiting, in der Personalentwicklung, im Personalcontrolling oder auch im Bereich Lohn- und Gehalt.
Lohn- und Gehaltsbuchhaltung – ein Schwerpunkt der Sachbearbeitung
Eine häufige Aufgabe in der Personalsachbearbeitung ist die vorbereitende Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder Entgeltabrechnung. Hier sind drei wichtige Punkte für Einsteiger:innen, auf die es dabei ankommt:
- Korrekte Berechnung von Löhnen und Gehältern: Sicherstellen, dass alle Bestandteile (z. B. Grundgehalt, Überstunden, Zuschläge, Prämien) korrekt berechnet und pünktlich ausgezahlt werden.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Berücksichtigung von Steuer- und Sozialversicherungspflichten, Tarifverträgen und arbeitsrechtlichen Regelungen.
- Dokumentation und Meldewesen: Präzise Erfassung von Daten der Mitarbeitenden, Erstellung von Lohnabrechnungen sowie fristgerechte Meldungen an Finanzämter, Sozialversicherungsträger und andere Behörden.
Was müssen Personalsachbearbeiter:innen können? Wichtige Fähigkeiten
Wenn Sie sich für einen Karriereeinstieg in der Personalsachbearbeitung interessieren, bekommen Sie hier kleinen Überblick wichtige Fähigkeiten:
Soft Skills – persönliche, methodische und soziale Kompetenzen
Organisationsvermögen
Personalsachbearbeiter:innen müssen als Fundament des Personalmanagements viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig jonglieren. Unter Organisationsvermögen verstehen wir eine strukturierte Arbeitsweise und auch bei einer langen To-do-Liste den Überblick zu behalten.
Kommunikation und Konfliktmanagement
In allen HR-Berufen zählt eine gute Kommunikationsfähigkeit. Bei kommunikationsintensiven Jobs kann es zwischenmenschlich immer wieder zu Konflikten und Beschwerden kommen. Deshalb machen sich Kenntnisse in Methoden und Techniken des Konfliktmanagements für Personalsachbearbeiter:innen bezahlt.
Zeitmanagement
Personalunterlagen effizient verwalten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen pünktlich erstellen, Arbeitszeitdokumentationen fristgerecht einreichen – ein effizientes Zeitmanagement ist für Personalsachbearbeiter:innen essenziell, um Fehler zu vermeiden und sich selbst vor Stress zu schützen.
Hard Skills – fachliche Kompetenzen
Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Personalsachbearbeiter:innen verantworten besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen die Entgeltabrechnung. Hier sind Kenntnisse in den gängigen Buchhaltungssoftwares wie Lexware oder DATEV pro von entscheidender Bedeutung – genau diese vermitteln wir in unseren Weiterbildungen.
Arbeitsrecht und Datenschutz
Grundkenntnisse in arbeitsrechtlichen Vorgängen sind notwendig, um intern in arbeitsrechtlichen Fragen zu beraten und die Rechtssicherheit der Personalabteilung zu gewährleisten. Auch der Datenschutz gehört heute zum HR-Repertoire, da Personalsachbearbeiter:innen täglich mit sensiblen Personaldaten arbeiten.
Computerkenntnisse
Die Personalsachbearbeitung ist ein typischer Bürojob, bei dem EDV-Kenntnisse nicht fehlen dürfen. In Stellenausschreibungen wird ein sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) und spezieller Personalverwaltungssoftware wie Lexware, DATEV pro oder SAP erwartet.
Einstieg in den Beruf
Der Weg zum:r Personalsachbearbeiter:in führt häufig über eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Industriekaufmann:frau oder Bürokaufmann:frau. Anschließend bieten sich verschiedene Weiterbildungen an, um sich auf den Personalbereich zu spezialisieren. Diese können in Vollzeit (ca. 4 bis 6 Monate) oder Teilzeit (ca. 10 bis 15 Monate) absolviert werden. Ebenfalls sind Fernlehrgänge möglich und dauern in der Regel etwa 12 Monate.
An unserem Institut finden viele unserer Teilnehmenden über eine Weiterbildung einen gelungenen Quereinstieg in die Personalsachbearbeitung. Die Erfolgsquote der Jobeinstiege nach unseren Weiterbildung liegt bei 80 %. Die Kosten für solche geförderten Weiterbildungen für Arbeitsuchende können über einen Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder das Jobcenter übernommen werden. Wir beraten gerne dazu.
Gehalt als Personalsachbearbeiter:in
Wie viel verdienen Personalsachbearbeiter:innen? Das Gehalt ist abhängig von verschiedenen Faktoren, wie der Region, Unternehmensgröße und vorhandener Erfahrung. Unseren Recherchen zufolge bewegt sich der finanzielle Ausblick in diesem Bereich:
- Das Einstiegsgehalt für Personalsachbearbeiter:innen liegt bei durchschnittlich ca. 3.000 Euro brutto im Monat.
- Das Durchschnittsgehalt für Personalsachbearbeiter:innen beträgt durchschnittlich ca. 3.800 Euro brutto im Monat.
Mit steigender Berufserfahrung und zusätzlichen Qualifikationen kann dieses Gehalt entsprechend höher ausfallen.
Berufliche Perspektiven
Personalsachbearbeiter:innen erfreuen sich einer guten Lage auf dem Arbeitsmarkt. Jedes Unternehmen ist darauf angewiesen, dass Personaldaten systematisch erfasst, gepflegt und aktualisiert werden. Mitarbeitende sind glücklich, wenn sie pünktlich ihre Gehälter bekommen. Auch möchte kein Unternehmen aufgrund eines Buchhaltungsfehlers schlecht gelaunte Finanzbeamte von der Steuerbehörde am Hals haben.
Personalsachbearbeiter:innen nicht nur Verwalter:innen, sondern Schlüsselpersonen, die den reibungslosen Betrieb des Unternehmens sicherstellt. Mit ihrer Arbeit schaffen sie eine Brücke zwischen Mitarbeitenden und dem Management, optimieren Prozesse und sorgen für die Einhaltung gesetzlicher Standards.
Was die Zukunft des Jobs angeht: Die Rolle als Personalsachbearbeiter:in bietet vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten. Mit entsprechender Erfahrung und Weiterbildung können Sie Positionen wie Personalreferent:in oder HR-Manager:in anstreben. Zudem besteht die Möglichkeit der Spezialisierung auf bestimmte Bereiche, wie Recruiting oder Personalentwicklung.
Weiterbildung in der Personalsachbearbeitung – jetzt zum Karrierestart
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