Personalreferent:in – das Allroundtalent im Personalbereich

Zwischen Sachbearbeitung und Management

Personalreferent:innen, auch HR-Referent:innen genannt, spielen eine zentrale in der Personalabteilung. Sie sind vielseitige HR-Fachkräfte, die je nach Bedarf im Unternehmen verschiedene Verantwortungen von der Personalsachbearbeitung bis zum Personalmanagement übernehmen.

In diesem Artikel beleuchten wir die Hauptaufgaben von Personalreferent:innen, ihre Bedeutung für Unternehmen und die Fähigkeiten, die sie mitbringen sollten.

Inhalte auf einen Blick

• Was machen Personalreferent:innen?
• Aufgaben als Personalreferent:in
• Unterschied zwischen Personalsachbearbeiter:in und Personalreferent:in
• Was müssen Personalreferent:innen können? Wichtige Fähigkeiten
• Gehalt als Personalreferent:in
• Berufliche Perspektiven
• Weiterbildung als Personalreferent:in
  
  

Was machen Personalreferent:innen?

Personalreferent:innen sind Generalist:innen im Personalbereich, die verschiedene Tätigkeiten in der Personalgewinnung, Personalverwaltung und Personalentwicklung übernehmen. Sie stellen neue Mitarbeitende ein, betreuen das vorhandene Personal und beraten Führungskräfte zu Personalthemen. Personalreferent:innen sind die erste Anlaufstelle im Team bei personalbezogenen und arbeitsrechtlichen Fragen, z. B. zu Elternzeit, betrieblicher Altersvorsorge oder gesundheitlichen Problemen am Arbeitsplatz.

Der Alltag von Personalreferent:innen besteht aus sehr viel Kommunikation und administrativen Aufgaben, wie Arbeitsverträge zu erstellen, Personalakten zu pflegen und Urlaubs- und Krankheitszeiten zu verwalten. In kleineren Unternehmen übernehmen sie auch buchhalterische Aufgaben, wie Entgeltabrechnungen vorzubereiten oder durchzuführen.

Personalreferent:innen haben eine Funktion als Schnittstelle und Support im Unternehmen. Damit leisten sie einen wichtigen Beitrag für eine positive Arbeitsatmosphäre und die langfristige Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Aufgaben von Personalreferent:innen

• Stellenprofile erstellen und Stellenanzeigen veröffentlichen
• Vorstellungsgespräche vorbereiten und durchführen
• Arbeitsverträge und Zeugnisse erstellen
• Mitarbeitende vom Onboarding bis Austritt betreuen
• intern zu personal- und arbeitsrechtlichen Belangen beraten
• Weiterbildung des Personals organisieren
• das Management bei HR-Projekten unterstützen
• Berichte und Auswertungen erstellen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen vorbereiten und durchführen

Was ist der Unterschied zwischen Personalsachbearbeiter:in und Personalreferent:in?

Personalsachbearbeiter:innen übernehmen überwiegend administrative und buchhalterische Aufgaben im Personalwesen. Damit ist vor allem die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung gemeint, in der sie z. B. Personenstammdaten pflegen und Lohnkonten führen. Dafür bringen sie Kenntnisse in Buchhaltungssoftwares, wie Lexware oder DATEV pro, mit. Die Personalsachbearbeitung eignet sich für den Einstieg in den Personalbereich.

Personalreferent:innen bilden die nächste Karrierestufe im Personalwesen. Sie bringen dieselben Kenntnisse in der Personalsachbearbeitung mit. Zusätzlich sind sie jedoch stärker in Personalrecruiting, -betreuung und -entwicklung involviert. Personalreferent:innen sind sozusagen die „rechte Hand des HR-Managements“. Sie unterstützen die Geschäftsführung z. B. auch bei der strategischen Weiterentwicklung von HR-Prozessen.

Der größte Unterschied zwischen beiden Berufen liegt darin, dass Personalsachbearbeiter:innen auf die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung spezialisiert sind und eher im Hintergrund arbeiten. Personalreferent:innen stehen durch viele weitere Personalmanagementaufgaben und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Verantwortlichen mehr im Vordergrund. Sie sind „kleine” HR-Manager:innen.

Die typische Karriereverlauf im Personalbereich zeigt, dass Personalreferent:innen sich zwischen Personalmanagement und Personalsachbearbeitung bewegen:

1. Personalsachbearbeiter:in
2. Personalreferent:in
3. Personalmanager:in

Daneben gibt es viele weitere Berufsbilder und -spezialisierungen im Personalbereich, wie Recruiter:in, Personalenwickler:in, Personalberater:in oder Employer Branding Manager:in.

Was müssen Personalreferent:innen können? Wichtige Fähigkeiten

In jedem Beruf zählen andere Fähigkeiten. Wer Interesse an einem beruflichen Einstieg als Personalreferent:in hat, bekommt über die Kompetenzen einen guten Einblick in das Berufsbild. Wichtige Fähigkeiten von Personalreferent:innen sind:

Soft Skills – persönliche, methodische und soziale Kompetenzen

Organisationsvermögen
Personalreferent:innen managen viele verschiedene Aufgaben zum Teil auch parallel. Ob es das sorgfältige Verwalten von Personalunterlagen, die Einhaltung von Terminen mit Bewerber:innen oder Absprachen in HR-Projekten sind – Organisationstalent und Zeitmanagement werden sich bewähren.

Kommunikation und Konfliktmanagement
Kommunikation ist das Herz dieses Berufs. Personalreferent:innen sind im ständigen Kontakt mit Bewerber:innen, Kolleg:innen aus allen Fachbereichen und der Geschäftsführung. Personalreferent:innen müssen in Alltagssituationen immer wieder geschickt moderieren, mediieren und Konflikte lösen.

Analytisches Denken
Bei der Planung des Personalbedarfs müssen Personalreferent:innen zum Beispiel aktuelle Trends auf dem Arbeitsmarkt analysieren und zukünftige Anforderungen vorhersagen. Dies kann eine Auswertung der aktuellen Belegschaft, Wachstumsprognosen des Unternehmens und Branchenentwicklungen umfassen.

Empathie
In Mitarbeitendengesprächen über Leistungsbeurteilungen, Feedbacks oder persönliche Anliegen müssen Personalreferent:innen empathisch sein, um andere Perspektiven zu verstehen und ein unterstützendes Umfeld zu schaffen. Das Konzept Servant Leadership zeigt, wie Empathie das Vertrauen von Mitarbeitenden gewinnt.

Hard Skills – fachliche Kompetenzen

Employer Branding
Im Employer Branding geht es darum, für ein Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt zielgruppenorientiert zu werben. Personalreferent:innen sollten verstehen, wie sie Stellenanzeigen so formulieren, dass sie das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens herausstellen und für Bewerber:innen ansprechend klingen.

Arbeitsrecht und Datenschutz
Personalreferent:innen arbeiten jeden Tag mit personenbezogenen Daten. Bereits die Grundlagen im Arbeitsrecht und Datenschutz können Unternehmen vor Fehlern schützen, die zu zu Rechtsstreitigkeiten, Kosten und Imageschäden führen könnten.

Projektmanagement
Das Arbeiten in Projekten wird immer üblicher in Unternehmen – auch im Personalbereich. Personaler:innen müssen keine Projektmanager:innen sein, aber die Grundlagen verstehen. Geläufige Projektmanagement-Methoden helfen Personalreferent:innen, beim nächsten HR-Projekt nicht grün hinter den Ohren auszusehen.

Diversity Management
Das Diversity Management ist heute fester Bestandteil des Personalwesens. Unternehmen müssen die Vielfalt des Arbeitsmarktes ausschöpfen, um produktiv, innovativ und wettbewerbsfähig zu bleiben. HR-Referent:innen mit Know-how im Diversity Management können eine wichtige Wissenslücke in vielen Unternehmen füllen.

Wir haben all diese Themen in unsere Weiterbildung Geprüfte:r Personalreferent:in integriert.

Gehalt als Personalreferent:in

Wie viel verdient man als Personalreferent:in?

• Das Einstiegsgehalt für Personalreferent:innen liegt bei durchschnittlich ca. 3.300 Euro brutto im Monat.
• Das Durchschnittsgehalt für Personalreferent:innen beträgt durchschnittlich ca. 4.000 Euro brutto im Monat.

Das Gehalt wird von vielen Faktoren beeinflusst und kann entsprechend höher ausfallen:

• Ausbildung z. B. als Personalfachkraft, Personaldienstleister:in
• Studium z. B. im Personalmanagement, BWL, Jura oder Psychologie
• Zertifikaten über eine Weiterbildung im Personalwesen
• beruflichen Erfahrungen

Berufliche Perspektiven

Lohnt sich aktuell der berufliche Einstieg oder eine Neuorientierung als Personalreferent:in? Hier sind drei Gründe, die dafür sprechen:

1. Essenziell: Personalreferent:innen haben wie alle HR-Berufe eine große Stärke – jedes Unternehmen braucht Personalverantwortliche oder eine Personalabteilung. Potenziell stehen überall auf dem Arbeitsmarkt die Türen offen.
   
   
2. Vielseitig: Die Tätigkeiten von Personalreferent:innen sind an kein branchenspezifisches Wissen gebunden. Viele HR-Prozesse laufen in jedem Unternehmen gleich ab. Auf der anderen Seite können Erfahrungen in einer Branche ein Vorteil bei der Jobsuche sein. Das fehlende Know-how im HR-Management kann einfach über eine Weiterbildung ergänzt werden.
   
   
3. Zukunftssicher: Der Fachkräftebedarf hält die Relevanz des Recruitings in der Höhe – daran wird sich in Zukunft auch nichts ändern. Personalreferent:innen bringen mit entsprechenden Erfahrungen oder durch eine Qualifizierung wertvolles Know-how in Themen, wie Employer Branding oder Social Recruiting mit.
   
   

Insgesamt gibt es aktuell sehr gute Voraussetzungen auf dem Arbeitsmarkt für einen beruflichen Einstieg oder Quereinstieg als Personalreferent:in.

Weiterbildung als Personalreferent:in – wir qualifizieren für die Karriere

Wir, das IFM Institut für Managementberatung, sind seit über 30 Jahren in der Weiterbildungsbranche tätig. Wir lieben es, Menschen im Berufsleben zu unterstützen, Neues zu lernen. Bei unseren Kund:innen sind unsere Kurse im Personalwesen besonders beliebt. Denn, wie wir gesehen haben, sind HR-Berufe vielfältig und bieten tolle Jobchancen.

Alle unsere Weiterbildungen haben wir in Kooperation mit der Wirtschaft konzipiert, um eine praxisnahe Wissensvermittlung zu ermöglichen. Wir haben die Lerninhalte didaktisch optimiert, damit Sie einen einfachen Einstieg ermöglichen, aber auch die Anwendung vermitteln. Dafür haben wir ein wachsendes Netzwerk an Expert:innen im Einsatz, die für ihre Fachgebiete brennen und unsere Kurse kontinuierlich weiterentwickeln. 

Wir freuen uns auf neue wissenshungrige Gesichter, die sich beruflich weiterentwickeln möchten:

Weiterbildung mit Förderung von der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter – online oder vor Ort in Berlin

• Weiterbildung Geprüfte:r Personalreferent:in / IFM-Diplom: Unser Kurs bereitet Sie in 6 Monaten für die Unternehmenspraxis vor. Sie tauchen in das Personalmanagement ein und lernen aktuelle HR-Trends, wie das Employer Branding, Projektmanagement oder Diversity Management kennen. Nach Abschluss erhalten Sie unser IFM-Diplom und zusätzlich ein Zertifikat der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.. Diese Weiterbildung ist über einen Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder dem Jobcenter bis zu 100 % finanzierbar.

Das ist nicht alles – wir haben viele weitere spannende Weiterbildungen im Personalwesen im Angebot.

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