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Change Management – Wie Veränderung im Unternehmen gelingt

Erstellt am 17.09.2021 von Patryk Czechowski in Kategorie(n): Business News

Ein buntes Chamäleon zeigt, wie Change Management funktioniert

Einfach mal Chamäleon sein?

Change Management wird von uns heute an jeder Ecke erwartet. Digitalisierung, agiles Arbeiten, Optimierung von Prozessen, Reorganisation – überall wird von Veränderung gesprochen. Während das Chamäleon sich an scheinbar jede Situation anpassen kann, fällt das vielen von uns schwer. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier.

„Alle wollen die Welt verändern, aber niemand sich selbst.“ (Leo Tolstoi)

Change Management stellt sicher, dass Veränderungen strategisch und zielorientiert in einer Organisation umgesetzt werden. Doch wie funktioniert das in der Praxis? Was hat der Mensch damit zu tun, wenn Prozesse und Strukturen sich ändern? In unserem Artikel helfen wir, die ersten Schritten im Veränderungsmanagement zu gehen.

Veränderung verstehen

Radikale und stufenweise Veränderung: Angst der Betroffenen nimmt mit Intensität und Komplexität der Veränderung zuEine wichtige Einsicht für den Einstieg in das professionelle Change Management ist, dass Veränderung eine „Störung“ mit positiven und negative Folgen ist. Je höher die Komplexität und Intensität der Veränderung, desto eher entstehen Unsicherheiten und Ängste bei Betroffenen.

Als „Change Manager“ können wir mit diesem Wissen proaktiv gegen solche Widerstände vorgehen. Wenn radikale Veränderungen bei Menschen Ängste hervorrufen, dann gehen wir mit ihnen ins Gespräch. Warum planen wir die Veränderung? Was ändert sich speziell für mich als Betroffenen? Wie lange wird die Umstellung dauern?

Veränderung muss kommuniziert werden. Kommunikation als Strategie gegen Konflikte – damit befinden wir uns mitten im Change Management.

Change Management – Definition

Change-Management-Team verändert Prozesse Change Management oder Veränderungsmanagement ist ein Ansammlung verschiedener Ansätze, um Veränderungen in Unternehmen zu planen, zu kontrollieren und zu steuern. Der Wandel bezieht sich zum Beispiel auf die Kultur, Organisation, Führung und Kommunikation im Unternehmen. Dabei werden Prozesse, Strukturen und Verhaltensweisen von Menschen an ein Veränderungsziel angepasst.

Das moderne Change Management schöpft aus den Rahmenbedingungen der digitalen und agilen Arbeitswelt, die den Menschen stärker in den Fokus nimmt. Wer sein Change-Projekt zum Erfolg bringen möchte, muss also beim Menschen ansetzen – dieser Aspekt ist mindestens genau so wichtig, wie Kenntnisse verschiedener Instrumente, Methoden und Tools.

Wichtig: Change Management ist ein dauerhafter Lernprozess, der in jedem Unternehmen einzigartig abläuft.

Phasen in einem Change-Management-Prozess

Es gibt verschiedene Modelle, die Change Management im Unternehmen realisieren. Dabei werden Veränderungen oft in Form von Projekten umgesetzt. Change Management ist damit sehr nah an das Projektmanagement und Prozessmanagement gebunden.

Ein bekanntes Change-Management-Modell ist das 5-Phasen-Modell des Wirtschaftswissenschaftlers Wilfried Krüger, der folgende Phasen unterscheidet:

Das 5-Phasen-Modell nach Krüger zeigt verschiedene Stufen in einem Change-Management-Prozess

 

  1. Initialisierung: In der Initialisierungsphase wird eine Analyse der Ist-Situation durchgeführt. Wo befinden wir uns? Was soll geändert werden? Wo möchten wir hin? Dabei sollen Träger des Wandlungsprozesses identifiziert und aktiviert werden. Sie sind die Schlüsselfiguren, die den Change-Management-Prozess positiv beeinflussen.

  2. Konzipierung: Ein Konzept ist ein Bauplan für ein Projekt. In der Konzipierungsphase werden Ziele und Strategien für das Change-Projekt definiert. Eine weitere Aufgabe ist die Organisation von Maßnahmen, um die definierten Projektziele zu erreichen. Eine hilfreiche konzeptionelle „Strategiekarte“ für diese Phase ist zum Beispiel die Balanced Scorecard.

  3. Mobilisierung: Die dritte Phase widmet sich zuerst dem Thema Kommunikation. Die zuvor erstellten Wandlungskonzepte müssen allen weiteren Betroffenen vermittelt werden. Außerdem werden die letzten Voraussetzungen für die Umsetzung des Wandels unternommen. Dazu gehört, die Bereitschaft und die Fähigkeiten für den Wandel zu mobilisieren.

  4. Umsetzung: In der Umsetzungsphase geht es um die Realisierung der geplanten Maßnahmen. Hier bietet es sich an, die Vorhaben unterschiedlich zu priorisieren. Nach Krüger ist eine mögliche Einteilung von Basisprojekten und Folgeprojekten möglich.

  5. Verstetigung: In dieser Phase sollen die Ergebnisse des Projektes in der Unternehmenskultur gefestigt werden. „Change“ soll ein Teil der DNA des Unternehmens werden. Wo ist ein echter Mehrwert durch das Change-Projekt entstanden? Welche Risiken haben wir in der Planung übersehen? Eine Methode wie Six Sigma eignet sich z. B., um Prozesse nachhaltig zu verbessern.

Warum scheitern Change-Projekte?

Was sind die häufigsten Ursachen für das Scheitern von Change Management? Kommunikation, Führung, Beteiligung und Qualifizierung

Die Change-Fitness-Studie untersucht seit 2010 die Lage um Veränderungsprozesse in Organisationen. Laut der Studie liegt die durchschnittliche Erfolgsquote von Change-Projekten in den letzten 10 Jahren bei 22,16 %. Für die Jahre 2020/2021 liegt die Erfolgsquote sogar bei nur 16 %. In anderen Worten heißt das: Mehr als drei Viertel der Change-Projekte scheitern in Organisationen.

Die Hauptursachen für Probleme im Change Management werden, wie in der Grafik oben, immer wieder auf vier Faktoren zurückgeführt: Kommunikation, Führung, Beteiligung und Qualifizierung. Damit finden wir auch eine Antwort, worauf Unternehmen ihre Schwerpunkte in Change-Projekten setzen sollten.

4 Basics für erfolgreiches Change Management

Laut Experten und Studien bewähren sich in Unternehmen jeder Größe und Sorte folgende Faktoren beim Change Management:

1) Klare Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel für erfolgreiche Change-Projekte. Sie hilft, Konflikte zu vermeiden und Mitarbeiter von der Richtigkeit und Notwendigkeit der Transformation zu überzeugen. Klären sie, wer im Change-Projekt welche Botschaften über welchen Kanal sendet. Das Ziel ist es, frühzeitig, häufig, direkt, offen und transparent mit allen Betroffenen im Change-Projekt zu kommunizieren.

2) Führung

Change Management braucht Führung in Form von Befähigung. Das Servant Leadership ist ein agiler Führungsansatz, in dem die Führungskraft Mitarbeitern nicht „von oben herab“, sondern auf Augenhöhe begegnet. Die Präsenz, Orientierung und Unterstützung einer Führungskraft ist nötig, um die Ziele der Veränderung glaubwürdig an Mitarbeiter zu vermitteln. Führung kann auch von einem externen Agile Coach oder einer Führungskraft, die als Coach agiert, übernommen werden. Es geht darum, die richtigen Impulse für Veränderung zu setzen und eine Change-Bereitschaft vorzuleben.

3) Partizipation aller Mitarbeiter

Kommunikation und Führung zielen darauf ab, Mitarbeiter als Unterstützer für das Change-Projekt zu gewinnen. Hier wird gerne der englische Begriff „Commitment“ („freiwillige Selbstverpflichtung“) genutzt. Damit ist die Bereitschaft oder Überzeugung gemeint, dass Veränderungen im Unternehmen einen echten Nutzen haben. Zeigen sie ihren Mitarbeitern, dass Change Management eine Chance für ihre persönliche Entfaltung ist.

Im Design Thinking formen zum Beispiel Mitarbeiter aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen ein interdisziplinäres Team, das gemeinsam neue Ideen findet und Probleme löst. Beteiligen sie Mitarbeiter am Change, damit diese vom Beobachter zum Gestalter zukünftiger Veränderung werden.

4) Experten einbinden

Der gute Wille ist kein Garant für ein gutes Ziel. Sie möchten den Wandel, doch wer im Unternehmen ist dafür qualifiziert? Der Erfolg ihrer zukünftigen Change-Projekte hängt auch von der fachlichen Kompetenz im Unternehmen ab. Viele Unternehmen begehen zum Beispiel den Fehler, sich zu viel vorzunehmen. Falscher Erwartungen führen dann zu unerreichten Zielen und sogar zum Scheitern von Projekten.

Experten agieren als „Change Agents“ für Innovation und Neuerungen in ihrem Unternehmen. Mögliche Change Agents sind:

  • Externe Berater / Coaches
  • Unternehmensleitung
  • Führungskraft
  • Change-Manager / Veränderungsmanager ( z. B. Chief Digital Officer)
  • Change-Team
  • Mitarbeiter

Auch der kleinste Mitarbeiter kann über ein Coaching, ein Mentoring oder eine Weiterbildung zum Change Agent wachsen. Lesen Sie auch: Personalentwicklung – Mitarbeiter beim Lernen zur Bestform begleiten.

Weiterbildungen im Change Management – Change-Champion werden

Papierflieger wechselt den Kurs in Richtung ErfolgAus unserer Erfahrung in der Qualifizierung, im Coaching und Consulting von Unternehmen wissen wir: echte Veränderung wird nicht über eine Organisation umgestülpt. Sie muss die Köpfe der Menschen erreichen. Deshalb bedeutet Change Management, Wissen aufzubauen, Einstellungen zu verändern, Motivation aufzubauen und Widerstände zu reduzieren.

Wir wissen auch, dass Einheitsgröße nicht allen passt. Jedem Unternehmen ist es wichtig, Change Management an die eigene Unternehmenskultur anzupassen. Aus diesem Grunde vermitteln wir Ihnen in unseren Seminaren ein umfassendes Know-how, aus dem dem Sie für ihr zukünftiges Change Management schöpfen können.

 

Seminar für Fach- und Führungskräfte in Unternehmen – bundesweit

  • Change Management: In unserem offenen Seminar lernen Sie, Veränderungsprozesse in Ihrem Unternehmen zu planen und zu steuern. Wir vermitteln Ihnen Know-how von Experten, mit dem Sie direkt in die praktische Umsetzung einsteigen können.

  • Sie suchen eine maßgeschneiderte Lösung für die spezifischen Bedürfnisse ihres Unternehmens? Dann entwickeln wir gerne in Absprache mit Ihnen ein individuelles Firmenseminar.

 

Geförderte Weiterbildung – in Berlin und Potsdam

  • Managementkompetenzen inkl. Change Management: In einem praxisnahen Monat eignen Sie sich die Kompetenzen an, die heute in Managementpositionen erwartet werden. Ein besonderer Fokus liegt auf dem Change Management, das Grundlage für modernes Management ist.

 


Überblick wichtiger Instrumente, Modelle und Methoden im Change Management

Modelle

  • 8-Stufen-Modell eines Veränderungsprozesses nach J. P. Kotter
  • Das 7-S-Modell (McKinsey)
  • 5-Phasen-Modell des Wirtschaftswissenschaftler Wilfried Krüger
  • 3-Phasen Modell von Kurt Lewin
  • Prosci ADKAR Modell
  • Lernende Organisation

Methoden

Instrumente


Infografik zum Change Management

Die Zusammenfassung unseres Artikels gibt es zum Downloaden als bunte Infografik:

Infografik zum Change Management zeigt, was Unternehmen befolgen müssen, um Change-Projekte zum Erfolg zu führen

 


 

Mit diesen Einblicken in das Change Management aus Sicht eines Weiterbildungsunternehmens verabschieden wir uns. Und nicht vergessen: Wissen bewegt.

Frau mit bunten Ballons zeigt das IFM-Logo und Motto "Wissen Bewegt"



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